2.15. Personalakten



<p/>Im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Rheinland befinden sich Personalakten von Mitarbeitern aller Zweige des staatlichen öffentlichen Dienstes im Rheinland.<p/>
Zur Personalakte von Beamten und Angestellten des Landes Nordrhein-Westfalen gehören sämtliche Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Eine Personalakte soll ein möglichst vollständiges Bild über den beruflichen Werdegang abgeben und nur insoweit Auskunft über die Persönlichkeit des Beschäftigten erteilen, wie es für eine effektive Personalplanung, etwa für den sachgemäßen Personaleinsatz, als notwendig erachtet wird. Bei einem Wechsel der Dienststelle wandert die Personalakte zu der aktenführenden Stelle der Personalverwaltung, die für die neue Dienststelle zuständig ist, mit, es sei denn, das neue Arbeitsverhältnis wird erst nach über fünfjähriger Unterbrechung aufgenommen, so dass die alte Akte bereits geschlossen worden sein kann.<p/>
Bis zum Jahr 1986 hatten die nordrhein-westfälischen Staatsarchive für Personalakten die Funktion von Altregistraturen zu erfüllen. Die verschiedenen Aufbewahrungsfristen für einzelne Teile der Personalakten waren u.a. abhängig davon, ob es sich um die Akten von Personen mit Versorgungsansprüchen handelte. In NRW gilt zum Beispiel für Personalakten von Beamten eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Abschluss der Akte. Personalakten sind abgeschlossen mit Ablauf des Jahres, in der das Beschäftigungsverhältnis abgeschlossen wurde, wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche ausscheidet. Sonst, wenn keine möglichen Versorgungsempfänger mehr vorhanden sind. Wenn solche vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem der letzte Anspruch erloschen ist, was teilweise eine sehr lange Aufbewahrungsfrist bedeuten kann. Für Tarifkräfte hingegen erlischt die Aufbewahrungsfrist 70 Jahre nach der Geburt der Person. <p/>
Aufgrund dieser Entwicklung verfügt das Landesarchiv NRW einerseits über Personalakten in älteren Provenienzbeständen, andererseits über umfangreiche Personalaktensammelbestände, die auf die Abgabe sämtlicher Personalakten aus der Zeit vor 1986 zurückgehen. <p/>
Der Gemeinsame Runderlass von Innen- und Kultusminister aus dem Jahre 1986 wies den Staatsarchiven die Bewertungskompetenz im Vorfeld der Übernahme zu und entband die Archive damit von ihrer Altregistraturfunktion: Personalakten sind nun bei der Behörde selbst aufzubewahren, solange sie rechtserheblich sind. Nach Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfrist ist die Akte dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten.<p/>




Siehe auch zu Personalakten des Schulkollegiums bis 1945 (Düsseldorfer Abgabe): Landeshauptarchiv Koblenz Bestand Nr. 405a
Provinzialschulkollegium (Nordteil der Rheinprovinz)
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