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Am 1. Januar 1934 wurde mit "Dienstanweisung für das Diözesanarchiv" vom damaligen Bischof Dr. Joseph Vogt - vertreten durch seinen Generalvikar Weihbischof Dr. Hermann Joseph Sträter - "beim Bischöflichen Generalvikariat in Aachen ... ein Diözesanarchiv geschaffen". In dieser "Dienstanweisung" werden auch die Hauptaufgaben des Archivs - an denen sich bis heute nichts wesentliches geändert hat - genannt:

Als Archiv des Bischofs und seiner Verwaltung soll es das Wirken der Kirche im Bistum Aachen dokumentieren, indem es das amtliche Schrift- und Dokumentationsgut aller Dienststellen und Einrichtungen sichert und nach Erschließung und Bewertung für die Nutzung bereitstellt. So werden wichtige Ereignisse, die Leistung bedeutender Personen, entscheidende Vorgänge und Entwicklungen festgehalten und für die kirchliche Verwaltung selbst oder für Forschung im weitesten Sinne aufbereitet.
Weiter übernimmt das Archiv die Fachaufsicht über Pfarrarchive und eine beratende Funktion für sonstige Archive kirchlicher Einrichtungen sowie der Ordensarchive im Bistumsgebiet. Bezogen auf die Pfarrarchivpflege ist anzumerken, dass das Bistum Aachen diese subsidiär anlegt, d. h. es berät in Fragen zur Schriftgutverwaltung oder zum Pfarrarchiv, unterstützt bei organisatorischen und rechtlichen Problemen, gibt Hilfen zur Sicherung, Erschließung und Fortführung dieser Archive überwiegend vor Ort. Demzufolge erfolgt nur dann eine Deponierung im Bistumsarchiv, wenn die Gegebenheiten in der Pfarre keinen anderen Weg zulassen. Wohl wird die Deponierung der älteren Kirchenbücher den Pfarren aus konservatorischen Gründen empfohlen.

Resultierend aus der internen und externen Forschungsarbeit an den Beständen und zur Unterstützung der historischen Arbeit an bistumsrelevanten Themen wird vom Archiv bereits seit 1936 eine wissenschaftliche Veröffentlichungsreihe mit inzwischen 51 Bänden herausgegeben. Die Fortschreibung des Realschematismus (Handbuch des Bistums Aachen) verantwortet ebenfalls das Diözesanarchiv.

Rechtliche Grundlagen der Archivarbeit im Bistum Aachen sind - vergleichbar mit allen deutschen Diözesen - die im Kirchlichen Anzeiger für die Diözese Aachen veröffentlichten Ordnungen wie die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche im Bistum Aachen, die Benutzungsordnung für das Bischöfliche Diözesanarchiv Aachen ergänzt durch eine Gebührenordnung, sowie die Ordnung für die Aufbewahrung und Kassation von Schriftgut und Schriften in den Pfarrgemeinden des Bistums Aachen und die Benutzungsordnung für die Pfarrarchive im Bistum Aachen.


Verwaltung:

Zum ersten Direktor wurde Dr. Heinrich Schiffers ernannt, seine Nachfolger im Amt waren Laurenz Linden 1956 - 1962, Prälat Prof. Dr. Erich Stephany 1962 - 1977, Rektor Hermann-Josef Debye 1977 - 1983, Hans-Günther Schmalenberg 1983 - 1993, nach längerer Vakanz 1999 bis 2005 Birgit Osterholt-Kootz, 2006 - 2015 Prof. Dr. Dieter Wynands und seit 2015 Dr. Beate Sophie Fleck, die zusammen mit Jeanine Freches (Bistumsbestände und Nachlässe); Marita Hermanns-Kuck M.A. (Benutzerservice, historische Forschung, Sammlungen, Bibliothek); Aimée Suchan-Böffel (Sekretariat / Verwaltung) Ansprechpartnerin für die verschiedenen Aufgabenfelder ist (speziell Pfarrarchivpflege und historische Bestände).

Organisatorisch hat das Bischöfliche Diözesanarchiv Aachen heute den Status eines Bischöflichen Institutes. Seit dem 25. April 1998 ist es wieder dem Stabsbereich des Generalvikars zugeordnet, dem die jeweiligen Leiter und Leiterinnen direkt unterstellt werden.

Das Bischöfliche Diözesanarchiv wurde von Anfang an auch räumlich der Bischöflichen Verwaltung angegliedert; seit 1959 war es in der Aachener Stadtmitte im Hauptgebäude des Bischöflichen Generalvikariates am Klosterplatz 7 untergebracht. Da das Hauptgebäude saniert wird, befinden sich die Diensträume des Bischöflichen Diözesanarchivs seit August 2015 im Gebäude Bendelstraße 6-8 mit dem Eingang Klappergasse 1. Die Archivalien mussten hingegen außerhalb des Bistums untergebracht werden, so dass momentan nur ein eingeschränkter Service möglich ist.