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Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen an nordrhein-westfälischen Hochschulen

 

Die Festlegung von Aufbewahrungsfristen für Unterlagen einer Einrichtung fällt nicht primär in den Kompetenz- bzw. Zuständigkeitsbereich von Archivarinnen und Archivaren. Doch gerade die präzise Kenntnis und Abstimmung über die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfristen bestimmen den Arbeitsalltag entscheidend, sind die Archivarinnen und Archivare doch die ersten, die diesbezüglich bei der Abgabe von Unterlagen an das Archiv konsultiert werden. Letztendlich fällt ihnen dann die Aufgabe zu, die Unterlagen ihrer jeweiligen Einrichtung zunächst rechtlich verbindlich und letztendlich historisch verantwortungsvoll zu behandeln.

 

Die Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit den Akten abgebenden Stellen einer Hochschule sowie der Austausch mit Hochschularchivarinnen und -archivaren haben gezeigt, dass ein detaillierter Fristenkatalog, der möglichst alle anfallenden Unterlagen mit Angabe der Aufbewahrungsdauer enthält, sowohl die Arbeit der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter als auch die der Archivarinnen und Archivare erheblich erleichtern würde. Der Fristenkatalog gibt allen Beteiligten die Möglichkeit ihre Arbeit effizienter und planbarer zu gestalten.

 

Die beiden vorliegenden Kataloge sind eine Empfehlung der seit 2013 tätigen „Arbeitsgruppe Aufbewahrungsfristen“ innerhalb der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW und können von den Hochschulen für die eigenen Zwecke angepasst werden:

  • Die „Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen von Unterlagen an nordrhein-westfälischen Hochschulen für die aktenführenden Stellen“ richten sich an die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den aktenführenden Stellen, an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Verwaltung und Einrichtungen. Der Fristenkatalog soll ihnen einerseits die rechtlichen Grundlagen nennen und Orientierung bei der Einschätzung über die Archivwürdigkeit der von ihnen geführten Unterlagen geben.
  • Die „Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen von Unterlagen an nordrhein-westfälischen Hochschulen für das Hochschularchiv" enthält darüber hinaus eine Empfehlung für die Hochschularchivarinnen und -archivare für den weiteren Umgang mit den angebotenen Unterlagen.

 

Die Arbeitsgruppe ist auf die Mithilfe und Informationen von Kolleginnen und Kollegen angewiesen, um diese Empfehlung weiter zu vervollständigen und ggf. sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Einwände, Anmerkungen oder Ergänzungsvorschläge sollten den Mitgliedern der Arbeitsgruppe oder dem Vorstand der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW zugeleitet werden. Die Arbeitsgruppe wird dann die Empfehlung einmal jährlich aktualisieren.

 

AG Aufbewahrungsfristen der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW:

 

Elke Donath, Universitätsarchiv Duisburg-Essen (elke.donath@uni-due.de)

Dr. Bettina Frindt, Archiv der FH Aachen (archiv@fh-aachen.de)

Katja Lievertz, Historisches Archiv der TH Köln (katja.lievertz@th-koeln.de)

Martin Löning, Universitätsarchiv Bielefeld (martin.loening@uni-bielefeld.de)

 

September 2016