Aussonderung von Papierakten
Die Aussonderung von Unterlagen an das Landesarchiv erfolgt auf Grundlage des Archivgesetzes NRW. Auf dieser Seite finden Sie zahlreiche Informationen, die Sie bei der Anbietung und Aussonderung von Papierakten unterstützen.
Für konkrete Anbietungen und Fragen melden Sie sich bei den zuständigen Archiven. Die Ansprechpersonen finden Sie am Ende der Seite.
1. Anbietung
Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen. Angaben hierzu finden Sie in den Aufbewahrungsbestimmungen, die für Ihren Zuständigkeitsbereich gelten.
Unabhängig davon sind alle Unterlagen spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung dem Landesarchiv anzubieten, sofern keine anderen Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen festlegen.
Anzubieten sind auch Unterlagen, die personenbezogen sind bzw. die der Geheimhaltung oder speziellen Löschungsgeboten unterliegen, sowie Hybridakten. Diese bestehen sowohl aus Dokumenten aus Papier als auch aus elektronischen Dateien.
Im Normalfall erfolgt die Anbietung von Unterlagen, indem Sie uns auf elektronischem Wege eine Liste der auszusondernen Unterlagen übermitteln.
Für die Anbietung zahlreicher Aktengruppen gibt es Musterlisten im Excel-Format über den untenstehenden Link.
2. Bewertung
Im zweiten Schritt findet eine Bewertung der Unterlagen statt. Dabei bestimmt das Archiv unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien, ob das angebotene Schriftgut komplett, in Auswahl oder nicht ins Archiv übernommen werden soll.
In Bereichen mit besonders hohem Schriftgutaufkommen orientiert sich unsere Bewertung an Archivierungsmodellen. Daneben stehen Ihnen für einige Verwaltungsbereiche Behördenleitfäden zur Verfügung, in der Verfahrensweisen für die Anbietung und Archivierung der Unterlagen zusammengestellt werden. Sie dienen einerseits der Steuerung bzw. der Optimierung der Überlieferungsbildung und ermöglichen andererseits eine qualitativ hochwertige Auswahl.
3. Abgabe
Nach Abschluss der Bewertung wird Ihnen die zuständige Archivarin / der zuständige Archivar die als archivwürdig ausgewählten Unterlagen mitteilen und bei Ihnen zur Übergabe anfordern.
Für die Übergabe sind folgenden Arbeitsschritte zu berücksichtigen:
- Die an das Landesarchiv abzugebenden Unterlagen sollten an ihrem Standort im Regal deutlich gekennzeichnet werden.
- Die Unterlagen im Regal sollten der Reihe nach in einem Übergabeverzeichnis erfasst werden. Dies ermöglicht Ihnen einen raschen und sicheren Rückgriff auf die bei uns archivierten Unterlagen.
- Den Transport organisiert die abgebende Stelle in Absprache mit den zuständigen Ansprechpersonen. Bitte stimmen Sie dazu rechtzeitig einen Termin mit dem für Sie zuständigen Archiv ab.
- Für den geordneten Transport müssen Sie die archivwürdigen Unterlagen in der Reihenfolge des Übergabeverzeichnisses verpacken.
- Achten Sie darauf, dass die Verpackung geeignet ist, Schäden durch den Transport auszuschließen.
4. Vernichtung
Erst wenn das Archiv Ihnen die Vollständigkeit der angeforderten Unterlagen bestätigt hat, sind nicht archivwürdige Unterlagen durch die anbietende Stelle zu vernichten.
Bitte beachten Sie: Es dürfen keine Unterlagen ohne Zustimmung des Landesarchivs vernichtet oder an Dritte weitergegeben werden.
Haben Sie weitere Fragen zur Aussonderung? Melden Sie sich gerne bei den unten genannten zuständigen Archiven.
Handreichungen
Für die Anbietung und Archivierung staatlicher Altakten aus der Versorgungsverwaltung beachten Sie die untenstehende Handreichung.
Für die Übernahme der Zweitschriften der Personenstandsregister durch die Personenstandsarchive im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen nach § 7 Abs. 3 PStRG vom 19. Februar 2007 und § 4 PStVO NRW bestehen folgende Regelungen zur Anbietung und Übernahme.
Workflow
Dezernat OWL 3 Mittel- und Unterbehörden sowie regionale Dienststellen der Landesbetriebe | Landesarchiv NRW Abteilung Ostwestfalen-Lippe Willi-Hofmann-Str. 2 32756 Detmold Tel.: +49 5231 766-0 Mail: owl[at]lav.nrw.de |
Dezernat R 5 Oberste Landesbehörden, Landesoberbehörden, zentrale Einrichtungen des Landes Dezernat R 3 Mittel- und Unterbehörden sowie regionale Dienststellen der Landesbetriebe | Landesarchiv NRW Abteilung Rheinland Schifferstraße 30 47059 Duisburg Tel.: +49 203 98721-0 Mail: rheinland[at]lav.nrw.de |
Dezernat W 3 Mittel- und Unterbehörden sowie regionale Dienststellen der Landesbetriebe | Landesarchiv NRW Abteilung Westfalen Bohlweg 2 48147 Münster Tel.: +49 251 4885-0 Mail: westfalen[at]lav.nrw.de |