Jede Behörde arbeitet mit Dateisystemen (auch Dateiablage, Laufwerk o.ä.): Ob Notizen, Entwürfe, Vermerke, Korrespondenz, Tabellen, Publikationen, Fotos oder zahllose andere Unterlagen – das alltägliche digitale Arbeiten ist ohne dieses Werkzeug kaum denkbar. Dateisysteme sind fester Bestandteil der regulären und routinierten Büroarbeit.

Aber: Das kann ein Problem sein - für die Nutzenden, für die Behörde, für das Archiv!

Warum sind Dateisysteme problematisch?

Dateisysteme haben in der behördlichen Schriftgutverwaltung mehrere große Schwächen:

1. Dateisystemen fehlt Ordnung.
   • Die Ordner werden individuell und intuitiv angelegt, es fehlt (in den meisten Fällen) ein einheitliches Konzept.
   • Die Ordnerstruktur wächst und wuchert beständig weiter.
   • Die Dokumente werden fragmentiert ohne inhaltlichen und zeitlichen Kontext abgelegt.
   • Es ist unklar, welche Information an welcher Stelle abgelegt ist, v.a. in geteilten Ordnern.
   • Es ist (in den meisten Fällen) niemand offiziell für die Pflege der Ordner und der Daten verantwortlich.
2. Dateisysteme erlauben keine rechtskonforme Ablage.
   • Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung können in Dateisystemen nicht eingehalten werden (vgl. Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung NRW).
   • Der Stand einer Vorgangsbearbeitung ist nicht jederzeit unmittelbar nachvollziehbar (vgl. bspw. die Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes NRW).
   • Die Schutzziele der Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Integrität, Verfüg-barkeit) sind nicht gewährleistet (vgl. IT-Grundschutz-Kompendium des BSI).
3. Dateisysteme gewährleisten keine korrekte Aufbewahrung und Aussonderung.
   • Es werden aktive Daten und nicht mehr benötigte Altdaten nicht getrennt.
   • Es werden keine Aufbewahrungsfristen nachgehalten.
   • Es ist (in den meisten Fällen) niemand für die Administration und Aussonderung der Altdaten verantwortlich, Altdaten werden bedarfsweise und konzeptlos gelöscht – entgegen den Vorschriften (vgl. Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande NRW).

Aus diesen Schwächen erwächst ein erhebliches organisatorisches Problem für die Behörde: Wichtige Unterlagen, die ausschließlich im Dateisystem liegen, obwohl sie eigentlich in die Akte gehören, sind schwerer auffindbar, sie sind schwerer interpretierbar und sie sind leichter manipulierbar. 

Auch können Unterlagen im Dateisystem nicht revisionssicher aufbewahrt werden, woraus rechtliche Probleme erwachsen, wenn behördliches Handeln vor Aufsichtsbehörden, Gerichten, Untersuchungsausschüssen o.ä. dargelegt werden muss.

Schließlich sind Unterlagen im Dateisystem nicht dauerhaft gesichert, selbst wenn sie für die Nachwelt bedeutsam und damit archivwürdig sind. Ihre Anbietung an das Landesarchiv NRW ist angesichts chaotischer Ordnerstrukturen und fehlender Trennung von aktiven Daten und nicht mehr benötigten Daten praktisch nicht möglich. 

Was ist die Lösung? 

→ Allein E-Akten und speziell dafür ertüchtigte Fachverfahren können eine ordnungs-gemäße Schriftgutverwaltung gewährleisten. Alles andere ist nicht rechtskonform.

→ Alle Dokumente, die Aufschluss über behördliche Geschäftsprozesse und das Verwaltungshandeln geben, müssen in der Akte abgelegt werden. 

Aktenrelevant sind insbesondere Dokumente, die die Entstehung, die Entwicklung und die Entscheidung in einer Sache dokumentieren. In Dateisystemen können Vorarbeiten hierzu abgelegt sein („digitaler Arbeitsplatz“), ebenso auch Kopien von aktenrelevanten Dokumenten („digitale Handakte“), aber sie dürfen nicht der alleinige Ablageort für die Dokumentation von Verwaltungshandeln sein (keine „digitale Akte“).

→ Dateisysteme können als Zwischen- oder Zweitablage für Dokumente parallel zur Veraktung genutzt werden. 

→ Dateisysteme können als Ablage für thematische Sammlungen ohne Akten-/Vorgangsbezug genutzt werden.

Somit können Dateisysteme die alltägliche Büroarbeit unterstützen und erleichtern. Sie können eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung aber nicht ersetzen.

Und was geschieht mit wichtigen Unterlagen im Dateisystem?

Um trotz der genannten Schwächen der Anbietungspflicht des Archivgesetzes nachzukommen, haben Behörden dem Landesarchiv NRW mindestens solche archetypischen Dokumente aus Verwaltungsorganisation und -praxis anzubieten, die meist flächendeckend anfallen, bspw.: 

• Organisationspläne, Geschäftsverteilungspläne
• Dienstanweisungen
• Protokolle
• (Jahres-/Quartals-) Berichte, Lagebilder
• (elektronische) Publikationen, Veröffentlichungen
• auch: Bilder, Videos

Dazu kommen fachspezifische Dokumente, die für die einzelne Behörde bestimmt werden müssen. Hier ist die Expertise der Behörde gefragt. 

Solche Dokumente können auf zwei Arten an das Landesarchiv NRW ausgesondert werden:

• Die Behörde bietet sie in Eigeninitiative an.
• Das Landesarchiv NRW fragt sie in regelmäßigen Zeitabständen ab. 

Gleich wie diese Dokumente in das Landesarchiv NRW gelangen: sie stellen eine wichtige Ergänzung der Aktenüberlieferung dar.