Akten sind bewusst komponierte Schriftgutobjekte, die konkretes Verwaltungshandeln in die sinnlogische Struktur von behördlichen Aufgaben und Zuständigkeiten einordnen. Akten verfügen über einen klaren Aufbau aus einzelnen Dokumenten, die zu inhaltlichen Vorgängen gruppiert werden, die die Geschäftsprozesse innerhalb einer Behörde dokumentieren. Die Akte selbst bildet einen Container, der alle Vorgänge zu einem bestimmten Thema bündelt. Dieses Thema, der Aktenbetreff, gehört zu einem übergeordneten Themenbereich des Behördenhandelns, das wiederum in die größeren Aufgaben und Zuständigkeiten der Behörde eingeordnet wird. Diese Binnenstruktur des Behördenhandelns wird in einem Aktenplan beschrieben. Auf diese Weise ist jede schriftliche Handlung der Behörde an einem logischen und richtigen Platz verortet und kann entsprechend von allen Beschäftigten der Behörde bei Bedarf gefunden werden.

Schriftgutverwaltung ist damit ein hierarchisches System, das vom allgemeinen Großen bis zum spezifischen Kleinen das Behördenhandeln nachvollziehbar macht:

• (Aktenplan-)Hauptgruppe
• (Aktenplan-)Gruppe
• (Aktenplan-)Untergruppe
• (Aktenplan-)Betreffseinheit
• Akte
• Vorgang
• Dokument

Diese aktenmäßige Struktur aus Aktenplan und (Schriftgut-)Objekthierarchie unterscheidet die Akte von anderen Elementen der Schriftgutverwaltung wie Dateisystemen oder E-Mail-Accounts. Deren Struktur ist hochgradig individuell und sachbearbeiterabhängig, ihnen fehlt die einheitliche Sachlogik und Struktur. Aktenmäßigkeit erlaubt das schnelle Wiederfinden von Informationen entlang logischer Ablagehierarchien.