Die öffentliche Verwaltung hat die gesetzliche Pflicht zur Dokumentation ihres Handelns. Dies ergibt sich mittelbar aus Artikel 20 III des Grundgesetzes. Dort heißt es:

„Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden.“

Nach einer höchstrichterlichen Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts leitet sich daraus die Pflicht zur Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns ab:

„Die den Behörden nach dem Grundgesetz obliegende Vollziehung der Gesetze ist nicht ohne eine Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge denkbar, die das bisherige sachbezogene Geschehen sowie mögliche Erkenntnisquellen für das künftig in Frage kommende behördliche Handeln enthält; dies macht die Führung von Akten erforderlich, ohne daß dies eines ausdrücklichen Ausspruches im Gesetz bedürfte.“ (Beschluss vom 16.03.1988, 1 B 153/87.)

Diese Pflicht gilt auch für die Führung elektronischer Akten und Vorgänge (vgl. § 9 II EGovG NRW).

Dabei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung einzuhalten: 

• die Pflicht, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der wahrheitsgetreuen Aktenführung),
• das Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Gebot der Authentizität und Integrität),
• die Pflicht, Akten nur den Personen zugänglich zu machen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (Gebot der Vertraulichkeit),
• die Pflicht, den Aktenbestand langfristig zu sichern (Gebot der langfristigen Sicherung).

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind bei papiergebundenen, hybriden und elektronischen Akten gleichermaßen sicherzustellen.