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Überlieferungsbildung

Ein Regal überfüllt mit Akten.

Die Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes haben dem Landesarchiv alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen.“ (§ 4 ArchivG NRW). Die Archivarinnen und Archivare des Landesarchivs betreuen derzeit über 1.300 solcher abgabepflichtigen Dienststellen. Alle diese Stellen produzieren laufend Unterlagen, analog und elektronisch, und sondern diese regelmäßig aus. Allein die nordrhein-westfälische Justizverwaltung produziert jährlich Schriftgut im Umfang von etwa 48 Kilometern. Nur ein kleiner Teil dieser Unterlagen kann ins Archiv übernommen werden. Nach einem Beschluss der Landesregierung vom Frühjahr 2002 ist die maximale jährliche Übernahmemenge des Landesarchivs auf 2,2 Kilometer begrenzt.

Weitere Informationen für Behörden: s. auch unter Aktenaussonderung.

Angesichts dieser Rahmenbedingungen kann das Landesarchiv nur durch den Einsatz rationeller Arbeitsmethoden seine gesetzliche Aufgabe der Überlieferungsbildung erfüllen. Ein wichtiges Arbeitsinstrument stellen dabei die Archivierungsmodelle dar. Sie ermitteln, welche Stelle innerhalb der Verwaltung die Bearbeitung maßgeblich steuert und wo die aussagekräftigste Überlieferung entsteht. Die Verfahren, Unterlagen und Aktenpläne ganzer Verwaltungsbereiche werden dabei modellhaft in den Blick genommen. Archivische Arbeit wird auf diese Weise transparenter, effektiver und planbarer. Das Landesarchiv hat in den letzten Jahren Archivierungsmodelle für folgende Verwaltungsbereiche erstellt: Polizei (2006), Finanzverwaltung (2006), Justiz, Personalverwaltung (2009), Schule und Weiterbildung (2013) sowie Natur, Umwelt und Verbraucher (2018).Große Schriftgutproduzenten der Landesverwaltung sind somit bereits über Modelle abgedeckt. Das Landesarchiv wird in den kommenden Jahren die Arbeit an Archivierungsmodellen auf weitere Verwaltungsbereiche ausdehnen.

Neben Unterlagen staatlicher Stellen übernimmt das Landesarchiv auch nichtamtliches Archivgut von öffentlichem Interesse. Das können z. B. Unterlagen von Parteien, Verbänden oder Vereinen, aber auch Nachlässe von Landespolitiker*innen und anderen für die Landesgeschichte bedeutenden Persönlichkeiten sein. Mit seinem Überlieferungsprofil für nichtamtliche Unterlagen strebt das Landesarchiv eine sinnvolle inhaltliche Ergänzung und Abrundung der staatlichen Überlieferung an.