Kopiar, Register, Kartular, Repertorium, Inventar, Verzeichnis, Findbuch, Datenbank – Unser Archivportal ist die logische Konsequenz und zugleich so viel mehr!

Im Mittelalter war das sorgfältige Aufbewahren der Urkunden zunächst nur ein Instrument zur Sicherung von Besitz- und Rechtstiteln. Schon früh entstanden erste Kopiare, in denen die Urkundeninhalte chronologisch abgeschrieben wurden, um den Rechtsinhalt zu sichern und die Urkunde zu schonen.

Die stetig wachsende Zahl an Urkunden erforderte schließlich die Einrichtung einer Systematik, die auch die Wiederauffindbarkeit der originalen Urkunde gewährleistete. Durch die Vergabe einfacher „Signaturen“ und die Ordnung der Urkunden nach Sachbetreffen war eine eindeutige Identifizierung möglich. Solche künstlich hergestellten Einheiten durch erste „Erschließungsinformationen“ der Urkunden gelten als Keimzelle heutiger archivischer Ordnung und Verzeichnung.

Im Laufe der Jahrhunderte entwickelte sich aus solchen Registern das archivische Findbuch, in dem zu jeder Archivalie in strukturierter Form Verzeichnungsinformationen wie Titel, Provenienz (Herkunft), Signatur und Laufzeit (Datierung) aufgenommen wurden. Mit Hilfe dieser Findbücher wird auch heute in den Archivbeständen recherchiert, allerdings zumeist nicht mehr in physischer Buchform, sondern als elektronisches Findbuch.

Den Einfluss der Informationstechnik auf die archivische Arbeit, insbesondere auf die Erschließung und Zugänglichmachung der Bestände, kann man kaum hoch genug einschätzen. Im Landesarchiv wurde die Erschließung besonders durch die Einführung des ersten Moduls des Verwaltungs-, Erschließungs- und Recherchesystems für Archive (V.E.R.A.) im Jahr 2003 erleichtert. Seitdem werden die Erschließungsinformationen digital erzeugt und können so vielfach nutzbar gemacht werden.

Die Geschichte der Erschließung in der Abteilung Rheinland reicht damit von mittelalterlichen Registern zur Rechtssicherung der eigenen Territorialrechte bis hin zu einer für das ganze Landesarchiv eingesetzten Erschließungssoftware, die für alle interessierten Nutzer Rechercheergebnisse bereithält.

Heute werden immer mehr Findmittel onlinegestellt, so dass Nutzerinnen und Nutzer von zu Hause aus nach Archivalien recherchieren können. Und auch der Stand der Digitalisierung wächst, so dass jeder von zu Hause aus viele unserer Archivalien betrachten kann.

Die Abteilung Rheinland des Landesarchivs stellt hier deshalb ein Kopiar mit integriertem Register aus dem Jahr 1775 vor, welches von dem Karmeliterorden anfertigt wurde. Hierin wurden unter anderem Privilegien und Besitztümer festgehalten. Die Archivalie ist außerdem digitalisiert, über das Archivportal recherchierbar und vollständig über den DFG-Viewer einsehbar.

LAV NRW R, AA 0098/ Aachen, Karmeliter, Rep. u. Hs. AA 0098, Nr. 2 (Aktendeckel)