Eine wichtige Quelle für die Familienforschung sind die in den Archiven verwahrten Personenstandsregister (Geburten-, Heirats- und Sterbebücher ab 1874). Diese Bücher werden von den Standesämtern der Städte und Gemeinden geführt und den Archiven nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Geburtenbücher: 110 Jahre, Heiratsbücher: 80 Jahre, Sterbebücher: 30 Jahre) übergeben. Die Personenstandsregister sind im Kreisarchiv Warendorf für alle Städte und Gemeinden des Kreises, mit Ausnahme von Telgte, vorhanden. Eine Übersicht finden Sie hier.

In die Personenstandsregister werden alle Personenstandsfälle im Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Standesamtes eingetragen. Daher ist der Ort eines Ereignisses für Familienforscher besonders wichtig. Sollte z.B. eine in Warendorf wohnende Person in Beckum versterben, so wird der Todesfall in das Sterbebuch in Beckum eigetragen. Eine Hilfe bei der Recherche bieten die alphabetischen Register.

Bei der Familienforschung handelt es sich in der Regel um eine „Rückwärtssuche“. Zumeist sind die Daten der Eltern oder Großeltern und manchmal auch der Urgroßeltern ganz oder teilweise bekannt. Diese Daten bilden den Ansatz für die weitere Recherche. Ist z.B. das Sterbedatum der Großmutter bekannt, so kann man den entsprechenden Eintrag im Sterbebuch überprüfen. Dadurch lassen sich das Geburtsdatum und das Heiratsdatum ermitteln. Die Forschung kann dann in den entsprechenden Geburts- und Heiratsbüchern fortgesetzt werden. Teilweise sind die Einträge durch den Standesbeamten mit sog. Randvermerken versehen worden. Diese liefern ergänzende Informationen und können Verweise auf andere Bücher sowie Angaben zum Ehepartner oder zu Kindern enthalten.

Derzeit sind im Kreisarchiv Warendorf über 1800 Personenstandsregister vorhanden. Knapp ein Drittel wurde bereits digitalisiert und kann an den Computerarbeitsplätzen im Lesesaal eingesehen oder digital versandt werden. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die verschiedenen Bücher und dient zugleich dem Schutz der Originale, welche bei stabilen klimatischen Verhältnissen in den Magazinräumen verbleiben können und nicht durch Transport und Benutzung belastet werden.

Neben den Personenstandsregistern gibt es im Kreisarchiv noch weitere Quellen für die Familienforschung. Dazu zählen unter anderem Bürgerbücher, Meldelisten oder Schatzungsregister (=Steuerregister). Familienforscher sollten ausfindig machen, wo seine Vorfahren mit der Verwaltung in Kontakt gekommen sein könnten. Hat der Urgroßvater z.B. ein Gewerbe betrieben, so könnten Akten über die Gewerbeanmeldung weitere Informationen über die Person liefern. Die Überlieferung ist dabei, je nach Stadt und Gemeinde, unterschiedlich dicht.