Aktenrelevant sind in der analogen wie in der elektronischen Aktenführung alle Dokumente, die Auskunft über den Entstehungsprozess oder den Entscheidungsprozess in einer Sache geben. Dokumente, die mindestens eines dieser Kriterien erfüllen, müssen in einen entsprechenden Vorgang in einer Akte aufgenommen werden. Eine Prüfung dieser Kriterien erfolgt beim Eingang eines Dokuments bei der fachlich zuständigen Bearbeiterin / dem fachlich zuständigen Bearbeiter, um die korrekte Bearbeitung jederzeit durch einen vollständigen Vorgang gewährleisten zu können. Synonym zum Begriff der Aktenrelevanz wird auch der Begriff der Aktenwürdigkeit verwendet.

Warum ist die Aktenrelevanz wichtig?

Die Entscheidung über die Aktenrelevanz hat maßgeblichen Einfluss auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung beruhen auf dem Rechtsstaatsprinzip nach Art. 20 Abs. 3 GG: Die Verwaltung ist an Gesetz und Recht gebunden. Hieraus ergibt sich eine Pflicht zur (aktenmäßigen) Dokumentation des Verwaltungshandelns, denn allein eine ordnungsgemäße Aktenführung ermöglicht die rechtsstaatliche Kontrolle durch Aufsichtsbehörden, Gerichte, Parlamente und/oder Bürgerinnen und Bürger. Auch wenn das Verwaltungshandeln nicht an bestimmte Formen gebunden ist, so setzen unterschiedliche Rechtsnormen doch die ordnungsgemäße Führung von Akten voraus, z.B. Akteneinsichtsrechte oder der Untersuchungsgrundsatz. Für das Land Nordrhein-Westfalen verlangt die Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung nach dem E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen ein entsprechendes Handeln. Auch die Aktenordnungen der Landesbehörden schreiben eine ordnungsgemäße Führung von Akten vor. Die Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Nordrhein-Westfalen betont, dass der Stand einer Sache jederzeit aus den (elektronischen) Akten ersichtlich sein muss. 

Aus diesen Rechtsvorschriften lassen sich folgende Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung ableiten:

• die Pflicht, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der wahrheitsgemäßen Aktenführung),
• das Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Gebot der Authentizität und Integrität),
• die Pflicht, den Inhalt der Akten nur Berechtigten zugänglich zu machen (Gebot der Vertraulichkeit),
• die Pflicht, den Aktenbestand langfristig zu sichern (Gebot der langfristigen Sicherung).

Die korrekte Bestimmung der Aktenrelevanz ist somit eine erste Voraussetzung für ein rechtsstaatliches Handeln der Landesverwaltung, denn deren Entscheidungsprozesse werden dokumentiert und nachvollziehbar gehalten.

Wie lässt sich die Aktenrelevanz bestimmen?

Angesichts der Bedeutung der Aktenrelevanz für eine ordnungsgemäße Aktenführung bei einem gleichzeitigen hohen Anfall von Dokumenten im alltäglichen Verwaltungshandeln darf die Entscheidung über die Aktenrelevanz nicht kompliziert sein. Entscheidungen über die Aktenrelevanz müssen in der Sachbearbeitung routiniert getroffen werden können ohne formale Prüfverfahren anstrengen zu müssen.

Folgende Leitlinien helfen bei der Bestimmung der Aktenrelevanz:

• Alle wesentlichen Informationen zu einem Geschäftsvorfall sind zu dokumentieren. Insbesondere sind damit Eingangsschreiben, Korrespondenzen, (geschäftsöffentliche) Entwürfe, Vermerke und Ausgangsschreiben bzw. Abschlussvermerke gemeint. Grundsätzlich muss der Entstehungs- und Entscheidungsprozess innerhalb des Verwaltungshandelns erkennbar werden.
• Werden bereits veraktete Dokumente in der Sachbearbeitung inhaltsrelevant überarbeitet oder verändert, sind die unterschiedlichen Versionen (inkl. einem Verweis auf die Urheber) zu dokumentieren.
• Werden Entscheidungen in einem Geschäftsvorfall nicht mitgetragen, so ist die Remonstration der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters oder die Ablehnung der Vorgesetzten /des Vorgesetzten zur Mit-/Schlusszeichnung schriftlich zu dokumentieren.
• Mündliche Informationen mit Relevanz für den Geschäftsvorfall (Besprechungen, Telefonate u.ä.) sind schriftlich zu dokumentieren (Aktenvermerk, Telefonnotiz).
• Die ausschließliche Ablage einer Datei auf einem Laufwerk oder das Vorhalten einer E-Mail in einem E-Mail-System bedeutet eine implizite Entscheidung als nicht aktenrelevant. Eine Aktenrelevanz kann nur bei Einbindung des betreffenden Dokuments in einen Vorgang in einer Akte gegeben sein.

Als Richtschnur gilt, dass die Aktenrelevanz generell weit auszulegen ist und die überwiegende Mehrzahl der behördlichen Dokumente eine Aktenrelevanz für sich beanspruchen kann. Allerdings sollte eine Überfrachtung der Akte mit irrelevanten Informationen vermieden werden, denn zu viele Dokumente können die Nachvollziehbarkeit des behördlichen Handelns ebenso negativ beeinflussen wie zu wenige Dokumente.

Folgende Dokumente können grundsätzlich keine Aktenrelevanz beanspruchen:

• informelle und/oder persönliche Informationen (z.B. kollegiale Verabredung zum Mittagessen)
• Dokumente ohne geschäftsöffentlichen Status (also ohne Geschäftsgangvermerk, Mitzeichnung, Schlusszeichnung etc.)
• Informationen ohne Aufgabenbezug (z.B. massenhafte Rundmails/Rundschreiben, Werbung)
• Informationen mit Aufgabenbezug, aber ohne Entscheidungsrelevanz (z.B. informelle, individuelle und kollegiale Ab-/Rücksprachen)
• Koordination von Terminen