Mediathek Erklärfilme Aktenführung
Das Landesarchiv NRW unterstützt die Landesbehörden bei allen Fragen zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung. Einen Einstieg in den Umgang mit der E-Akte und digitalen Dokumenten bieten die Erklärvideos des Landesarchivs.
Die Erklärvideos zu den Themen Aktenführung, Akten-Vorgang-Dokument, Aktenrelevanz und Aktenplan finden Sie auf der Webseite von IT.NRW.
Welche Unterlagen kommen in die Akte?
In der behördlichen Schriftgutverwaltung stellt sich im Alltag regelmäßig die Frage, wo anfallende Informationen abzulegen sind. Mögliche Ablageorte für diese Informationen (E-Mails, PDF-Dateien, Word-Dateien, Bilder) sind vor allem die E-Akte und das Laufwerk. Im Video wird anhand von Beispielen erklärt, wo welche Information abzulegen sind.
z.d.A.= zu den Akten
In der behördlichen Schriftgutverwaltung bezeichnet die z.d.A.-Verfügung die Schlussverfügung, mit der die Bearbeitung eines Vorgangs abgeschlossen wird (z.d.A. = zu den Akten). Erst durch die z.d.A.-Verfügung kann der Lebenszyklus eines Vorgangs die nachfolgenden Phasen Aufbewahrung und Aussonderung durchlaufen. Die z.d.A.-Verfügung ist somit ein wichtiges Element für eine ordnungsgemäße Aktenführung.
Datenschutz und Löschvorgaben – darf das in die Akte?
In der behördlichen Schriftgutverwaltung fallen häufig personenbezogene oder mit einer Löschvorgabe versehene Daten an. Die Verunsicherung, ob solche Informationen veraktet werden dürfen, ist häufig groß. Im Video wird geklärt, ob die E-Akte ein legitimer Ort der Ablage solcher Informationen ist. Weitere Informationen rund um das Thema elektronische Aktenführung und digitale Schriftgutverwaltung unter: https://www.archive.nrw.de/node/57