Het Archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen is ontstaan door het samenvoegen van de toenmalige overheidsarchieven binnen de deelstaat Noordrijn-Westfalen op grond van het oprichtingsbesluit van 14-11-2003 (in actuele versie).

Het wordt geleid door de president Dr. Frank M. Bischoff en heeft momenteel 243 medewerk(st)ers (stand 01-09-2020). De zakelijke activiteiten van het Archief worden behartigd door de directie, in gezamenlijke verantwoordelijkheid. De directie bestaat uit: de president (voorzitter), het hoofd van de afdeling Centrale Diensten, en – bij toerbeurt – een van de drie regionale afdelingshoofden; de volgorde van de rotatie wordt bepaald door de toezichthouder.

Het Archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen valt onder het Ministerie van Cultuur en Wetenschappen van de deelstaat Noordrijn-Westfalen, dat belast is met het administratieve en technische toezicht op het Archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen. Ten aanzien van zaken in de archieven die betrekking hebben op de burgerlijke stand oefent het ministerie van binnenlandse zaken het toezicht uit.