Een overzicht van het archiefmateriaal van de deelstaat vindt u in bestandsoverzichten en repertoria. Het gehele archiefmateriaal bestaat uit bestanden die meestal samengesteld worden aan de hand van de herkomst ervan (bijv. raadslid van het aartsbisschoppelijk seminarie Keulen, presidium van de provincie Westfalen, afdeling onderwijs van de districtsregering Detmold); evenzo bevatten bestandsoverzichten een overzicht van alle bestanden van een archief. Normaliter hoort bij elk bestand een repertorium dat dan de voor de archiefbeelden aanwezige dossiers met inbegrip van de bij de bestelling behorende signaturen aangeeft (waarbij in het archiefportaal de term "boek" nog slechts het traditionele begrip is voor de bij elkaar behorende registereenheden van één bestand).

De bestandsoverzichten en het archiefmateriaal van het archief van de deelstaat zijn geïntegreerd in het archiefportaal van Noordrijn-Westfalen.

Het doorzoeken van archiefbestanden kan een heel ander karakter hebben dan het werken met zoekmachines op het internet of ook met catalogi in bibliotheken. De titels van de dossiers zijn niet gestandaardiseerd en vaak doorspekt met hedendaagse begrippen, en uiteraard kan de tekst van niet-gedigitaliseerde manuscripten ook niet worden doorzocht met een zoekmachine. Vaak leidt daarom een eerste onderzoek niet tot het gewenste doel. In de hulpmogelijkheden bij uw onderzoek leggen wij uit met welke zoekbegrippen en -strategieën u kunt slagen en hoe u demotiverende negatieve resultaten kunt vermijden.

Eén belangrijke aanwijzing tot slot: Ook al publiceert het archief van de deelstaat voortdurend repertoria en archiefstukken op het internet, om juridische, technische en organisatorische redenen staat nog steeds slechts een gedeelte van de repertoria ter beschikking. Slechts dit online ter beschikking gestelde gedeelte kunt u dus in het archiefportaal doorzoeken.