Regelung der Umsetzung der Anbietung und Übernahme Standesamtlicher Sicherungsregister
Wie funktioniert es?
1. Die anbietende Standesamtsaufsichtbehörde erhält die Formulare für die Aussonderung von Personenstandsregistern und Namensverzeichnissen auf Anforderung vom zuständigen Personenstandsarchiv oder durch Download:
2. Die Behörde füllt die Aussonderungsliste aus. Dabei gilt für die Anbietung:
Pro Standesamt wird eine Liste ausgefüllt. Das gilt auch für Standesämter, die nicht mehr existieren. Die Liste für die Namensverzeichnisse ist entsprechend dazu auszufüllen.
3. Die Behörde sendet die ausgefüllten Listen in digitaler Form an das zuständige Personenstandsarchiv und schlägt einen Termin für die Anlieferung vor. Dieser Termin wird dann mit dem Archiv abgestimmt.
Eine Anlieferung ohne Termin kann zu erheblichen logistischen Schwierigkeiten führen, weshalb sich das Archiv vorbehält, unangemeldete Anlieferungen zurückzuweisen.
4. Die Behörde liefert zum abgestimmten Termin auf eigene Kosten das Schriftgut an und legt der Lieferung einen Ausdruck der Listen bei. Die Anlieferung der Register (in Kartons) erfolgt möglichst auf Paletten.
5. Die Behörde erhält vom Archiv eine Empfangsbestätigung, wenn die Ablieferung überprüft und mit archivischen Signaturen versehen wurde. Die Bestätigung enthält a) Anschreiben und b) Kopie der auf Vollständigkeit überprüften Ablieferungsliste.
6. Grundsätzlich übernimmt das Archiv keine restaurierungsbedürftigen oder mit Schimmelpilz befallenen Register. Die Standesamtsaufsichtsbehörden müssen die Restaurierung auf eigene Kosten durchführen lassen. Das Archiv behält sich vor, stark beschädigte und verschimmelte Register zurückzusenden.