Archive sind auch digitale Einrichtungen. Neue Archivalien entstehen heute fast nur noch in digitaler Form, denn die Landesverwaltung wird immer digitaler – und mit ihr auch die Unterlagen, die das Landesarchiv als Archivgut übernimmt. Das umfasst elektronische Akten, Datenbanken, Fotos, Filme, Websites und andere digitale Objekte, die für die Landesgeschichte bedeutsam sind.

Digitale Archivierung bedeutet einerseits, Daten sicher und unverfälscht über sehr lange Zeiträume zu speichern. Dafür betreibt das Landesarchiv eine leistungsstarke Infrastruktur mit mehreren redundanten Speichern an verschiedenen Standorten.

Über die reine Datensicherung hinaus geht es in der digitalen Archivierung aber immer auch darum, die Nutzbarkeit von Archivgut zu gewährleisten: Informationen müssen über Jahrhunderte lesbar und verständlich bleiben, auch wenn Dateiformate und andere technische Abhängigkeiten veralten. Ähnlich wie der Erhalt und das Verständnis mittelalterlicher Urkunden erfordert die Archivierung digitaler Informationen daher umfangreiches Fachwissen – aber auch kontinuierliche Aufmerksamkeit.

Das digitale Archiv des Landesarchivs ist integraler Bestandteil des Lösungsverbundes „Digitales Archiv NRW“, das unter der Federführung des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft NRW allen Gedächtnisinstitutionen des Landes eine geeignete Archivierungsinfrastruktur zur Verfügung stellt. Im länderübergreifenden Kontext ist das Landesarchiv Mitglied der KLA-Ausschüsse „Digitale Archive“ und „Records Management“, Mitglied im Nutzungs- und Entwicklungsverbund der eigesetzten Archivsoftware „DiPS“ und Partner im Kompetenznetzwerk „nestor“. Darüber hinaus engagiert sich das Landesarchiv in internationalen Projekten wie PRONOM und Arbeitsgruppen der Open Preservation Foundation.

Angesichts der Vielzahl von digitalen Systemen, die in der nordrhein-westfälischen Landesverwaltung im Einsatz sind, müssen immer wieder spezifische Lösungen für die Übergabe von Daten an das Landesarchiv gefunden werden, auch wenn standardisierte Schnittstellen ein wichtiges Ziel für Archiv und Verwaltung gleichermaßen sind. Das Landesarchiv steht daher mit vielen Behörden, Gerichten und sonstigen Einrichtungen in Kontakt, um Aussonderung und Archivierung der dortigen elektronischen Unterlagen zu konzipieren und umzusetzen.

Die folgende Übersicht gibt in Auswahl an, welche elektronischen Unterlagen vom Landesarchiv im regulären Echtbetrieb übernommen werden. (Aufgeführt sind nur regelmäßige und strukturierte Übernahmen, nicht aber die vielfältigen individuellen Einzelabgaben von Dokumenten, Fotos und Videos aus behördlichen Dateisystemen.)

Die meisten dieser elektronischen Unterlagen unterliegen noch den archivgesetzlichen Schutzfristen.