Benutzungsordnung für das Archiv der Gemeinde Velen

Auf Grund § 5 Abs. 1 der Archivsatzung der Gemeinde Velen vom 11.05.2010 wird folgende Benutzungsordnung für das Gemeindearchiv bestimmt:

§ 1  Benutzung

Die im Archiv der Gemeinde Velen verwahrten Archivalien können von jedem benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen oder Regelungen der Gemeinde und diese Benutzungsordnung dem nicht entgegenstehen.

§ 2  Art der Benutzung

1. Die Benutzung kann erfolgen

• für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichte
• für wissenschaftliche und heimatkundliche Forschungen
• für Veröffentlichungen in den Medien
• für private oder gewerbliche Zwecke

2. Nach Ermessen des Archivs geschieht die Benutzung

• durch Vorlage der Originale
• durch Abschriften oder Kopie
• durch Auskünfte aus den Archivalien

3. Die Benutzer/innen werden archivfachlich beraten.

§ 3  Benutzungsantrag

1. Die Benutzung ist schriftlich  zu beantragen. Im Benutzungsantrag sind Angaben zur Person und zum Gegenstand der Benutzung darzulegen.

2. Die Benutzer/innen müssen gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass sie bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst zu vertreten haben, so dass das Gemeindearchiv Velen von jeder Haftung für Verstöße gegen schutzwürdige Interessen Betroffener freigestellt ist.

3. Die Benutzer/innen sind verpflichtet, vor jeder Arbeit, die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien der Gemeinde Velen beruht, Unaufgefordert und unentgeltlich ein Belegexemplar abzuliefern.

§ 4  Benutzungsgenehmigung

1. Die Benutzungsgenehmigung erteilt und entzieht die Archivleitung, soweit nichts anderes bestimmt ist. Sie beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck und ist für den jeweiligen Antrag befristet auf maximal 12 Monaten.

2. Die Genehmigung ist zu versagen, wenn

• gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen oder schutzwürdige Belange des Staates, Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinheiten oder Interessen von Einzelperson gefährdet werden könnten,
• die Archivalien durch Organisationseinheiten der Gemeinde Velen benötigt werden oder durch Benutzung der Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde. In diesem Fall ist die Benutzung auf andere Weise zu Ermöglich (vgl. § 2, Abs.2).

3. Die Genehmigung kann besonders bei Benutzungen nach § 5, Abs.1- 2  mit Auflagen verbunden werden, z.B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen.

4. Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung nach § 4, Abs.2 geführt hätten oder der Benutzer gegen diese Benutzungsordnung verstößt.

5. Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalien entwendet, unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung stört.

 § 5  Benutzung amtlichen Archivsgut

1. Archivgut amtlicher Herkunft, das im Gemeindearchiv verwahrt wird, kann 30 Jahre nach Schließung der Unterlagenbenutzt werden, soweit nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Archivgut, das einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf erst 60 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden.

2. Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlich Inhalt auf eine natürliche Person bezieht, kann über die Regelung nach Abs. 1 hinaus frühestens 10 Jahre nach dem Tod (soweit nicht feststellbar, 100 Jahre nach der Geburt)  der Betroffenen benutzbar werden.

3. Die Sperrfristen nach Abs. 1 und 2 verkürzt werden, im Fall von Abs. 2 jedoch nur, wenn

• die Betroffenen, im Fall ihres Todes deren Rechtsnachfolger, in die Nutzung eingewilligt haben oder
• das Archivgut zu benennten wissenschaftlichen Zwecken genutzt wird und dann durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden

4. Die Sperrfristen gelten nicht für Archivalien, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. Sie können um 20 Jahre verlängert werden, wenn dies in den öffentlichen Interessen geboten ist. Über die Verkürzung oder Verlängerung entscheidet der Bürgermeister. Er kann ergänzende Sicherungen, insbesondere nach § 4 Abs.3 anordnen. 

§ 6  Benutzung privaten Archivgutes in Verwahrung der Gemeinde Velen

Für die Benutzung von Archivgut Privater, das im Gemeindearchiv verwahrt wird, gilt § 5 entsprechend, soweit mit den Verfügungsberichtigten keine anderen Vereinbarungen getroffen sind.

§ 7 Auswärtige Benutzung

In besonders begründeten Fällen besteht die Möglichkeit, Archivalien auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete Archive auszuleihen.

§ 8  Reproduktionen

1. Reproduktionen können nur im Rahmen der bestehenden technischen und personellen Möglichkeiten des Gemeindearchivs hergestellt werden.

2. Reproduktionen dürfen nur hergestellt werden, wenn dies ohne Beschädigung der Archivalien geschehen kann. Über das Reproduktionsverfahren entscheidet die Archivleitung.

3. Die Reproduktion hat sich in der Regel auf Teile von Archivalieneinheiten zu beschränken und darf nur im Rahmen des genehmigten Benutzungszweckes verwendet werden.

§ 9 Kosten der Benutzung

1. Wissenschaftliche und dienstliche Nutzung ist gemäß § 3  Verwaltungsgebührensatzung der Gemeinde Velen vom 10.09.2001 in der Fassung der 2. Änderungssatzung vom 22.09.2009 frei.

2. Für private, sowie gewerbliche Nutzung fallen Kosten  der Verwaltungsgebührensatzung der Gemeinde Velen.

Die Benutzungsordnung tritt ab dem 22.06.2010  in Kraft.

Gemeinde Velen, den 11.05.2010

Dr. C. Schulze Pellengahr

Bürgermeister