Die Funktionen und Aufgaben des Universitätsarchivs sind in der "Archivordnung der Universität Paderborn" vom 12. Oktober 2009 beschrieben.

Die Benutzung von Archivgut richtet sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) in der novellierten Form vom 16. März 2010 und  nach der Archivnutzungs- und Gebührenordnung Nordrhein-Westfalen (ArchivNGO NRW) in der Fassung vom 15. Juni 2010, soweit sie entsprechend gelten und keine besonderen gesetzlichen Bestimmungen bestehen.

Das bedeutet in der Regel, dass alle Interessierten unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Archivgut nach Ablauf der gesetzlichen Sperrfristen einsehen können. Die Sperrfristen richten sich in der Regel nach dem Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen. Danach ist Archivgut 30 Jahre nach Schließung einer Akte zugänglich. Für die Nutzung von personenbezogenen Unterlagen muss gewährleistet sein, dass die Person bereits 10 Jahre verstorben ist. Ist das Todesdatum nicht bekannt, kann ersatzweise die Sperrfrist 100 Jahre nach der Geburt der betreffenden Person enden. Über die Verkürzung oder Verlängerung der Sperrfristen entscheidet das Präsidium auf der Grundlage eines Berichts und Entscheidungsvorschlags des Universitätsarchivs. Die Benutzung von Sammlungsgut kann besonderen Bestimmungen unterliegen, insbesondere Vereinbarungen mit Nachlassgebern, die zu beachten sind.