Im zweiten Schritt findet eine Bewertung der Unterlagen statt. Dabei bestimmt das Archiv unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien, ob das angebotene Schriftgut komplett, in Auswahl oder nicht ins Archiv übernommen werden soll.

In Bereichen mit besonders hohem Schriftgutaufkommen orientiert sich unsere Bewertung an Archivierungsmodellen. Daneben stehen Ihnen für einige Verwaltungsbereiche Behördenleitfäden zur Verfügung, in der Verfahrensweisen für die Anbietung und Archivierung der Unterlagen zusammengestellt werden. Sie dienen einerseits der Steuerung bzw. der wirtschaftlichen Optimierung der Überlieferungsbildung und ermöglichen andererseits eine qualitativ hochwertige Auswahl.

Nach Abschluss der Bewertung wird Ihnen die zuständige Archivarin / der zuständige Archivar die als archivwürdig ausgewählten Unterlagen mitteilen und bei Ihnen zur Übergabe anfordern.

Für die Übergabe sind folgenden Arbeitsschritte zu berücksichtigen:

• Die an das Landesarchiv abzugebenden Unterlagen sollten an ihrem Standort im Regal deutlich gekennzeichnet werden.
• Die Unterlagen im Regal sollten der Reihe nach in einem Übergabeverzeichnis erfasst werden. Dies ermöglicht Ihnen einen raschen und sicheren Rückgriff auf die bei uns archivierten Unterlagen.
• Den Transport organisiert die abgebende Stelle in Absprache mit den zuständigen Ansprechpersonen. Bitte stimmen Sie dazu rechtzeitig einen Termin mit dem für Sie zuständigen Archiv ab.
• Für den geordneten Transport müssen Sie die archivwürdigen Unterlagen in der Reihenfolge des Übergabeverzeichnisses verpacken.
• Achten Sie darauf, dass die Verpackung geeignet ist, Schäden durch den Transport auszuschließen.