Die Zuständigkeit des Hochschularchivs richtet sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes NRW insbesondere nach § 11 in Verbindung mit § 3 Abs. 6. Die Anbietungspflicht der Stellen der Hochschule an das Hochschularchiv erstreckt sich auf alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aktenaufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dies betrifft neben der Zentralen Hochschulverwaltung auch die Fakultäten, die Institute und die jeweiligen Lehrstühle sowie die (Zentralen) Einrichtungen der Hochschule.

Unterlagen sind: Schriftgut (Akten, Protokolle usw.), audiovisuelle Medien (Fotos, Filme usw.) und digitale Daten (EDV, Datenbanken usw.).

Die Aktenaufbewahrungsfristen richten sich nach den gültigen Gesetzen, Verordnungen und Erlassen. Die aktuell gültige Regelung der Aufbewahrungsfristen der RWTH Aachen finden Sie hier.

Bei Fragen richten Sie sich bitte an die Abteilung 5.1 der ZHV.

Seit dem 07.10.2002 gibt es keine zusammenfassenden Richtlinien für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten im Geschäftsbereich des Landesministeriums für Wissenschaft und Forschung mehr.

Von Seiten der RWTH wurden allerdings Regelungen im Bereich des Prüfungswesens getroffen (Runderlass vom 6.11.2002 in Verbindung mit dem Rundschreiben vom 25.05.2007):

• bei Prüfungsakten beträgt die Aufbewahrungsfrist 50 Jahre
• Studienbegleitende Klausuren, Haus- und Seminararbeiten werden für eine Dauer von 3 Jahren aufbewahrt.
• bei schriftlichen Abschlussarbeiten (Diplom-, Magister-, Bachelor- und Masterarbeiten) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren.

Erst nach Ablauf dieser Fristen und unter der Voraussetzung, dass die Unterlagen von der aktenführenden Stelle nicht mehr für sonstige Zwecke benötigt werden, erfolgt eine Anbietung an das Hochschularchiv.

Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Hochschularchiv (analog) zu § 2 Abs. 2 S. 2 ArchivG NW.