Gebruik de keyword search als u duidelijk gedefinieerde termen of namen kent waarvoor u geschikte documenten zoekt. Eigennamen zoals "Joseph Smeets", namen van gebouwen zoals "Ludendorff-Kaserne" of gebeurtenissen zoals "Allerheiligenkirmes" kunnen bruikbare resultaten opleveren.

Let op: als termen of namen weliswaar duidelijk gedefinieerd zijn, maar op verschillende manieren worden gebruikt, levert de trefwoordzoekfunctie een verwarrende hoeveelheid resultaten op. Zoeken op landen zoals "Preußen", steden zoals "Dortmund" of fenomenen zoals "Bergbau" levert waarschijnlijk te veel resultaten op voor een succesvolle zoekopdracht. Zelfs zogenaamd concrete zoektermen zoals "Marienkirche" of "Uniform" kunnen gezien de hoeveelheid archiefmateriaal nog steeds veel treffers opleveren.

Het gebruik van filters is daarom van groot belang bij het keyword search. Zo kan de zoekopdracht op trefwoord worden beperkt

• tot een geselecteerd archief of een geselecteerd archiefgedeelte en/of
• uitsluitend tot zoekboeken en/of
• uitsluitend tot inventarisatie-eenheden en/of
• uitsluitend tot inventarisatie-eenheden met digitalisaten en/of
• tot een bepaalde looptijd.

Bovendien kunnen logische verbindingen (ook te vinden achter het vraagteken in het zoekveld) worden gebruikt bij het keyword search, d.w.z. dat

• meerdere trefwoorden in een zoekopdracht met UND kunnen worden verbonden, d.w.z. dat alle woorden in hetzelfde gegevensrecord moeten voorkomen,
• meerdere trefwoorden in een zoekopdracht met OR kunnen worden gekoppeld, d.w.z. dat een gegevensrecord een van de twee woorden moet bevatten,
• woordgroepen tussen aanhalingstekens („ ”) leiden tot een exacte zoekopdracht naar deze woordgroep; u kunt zoveel woorden uitsluiten als u wilt door voor elk woord een minteken (-) te plaatsen,
• u kunt afkappingen (*) gebruiken voor onbekende woorddelen,
• u kunt letters vervangen door een vraagteken (?) als plaatshouder voor de zoekopdracht,
• door een tilde (~) achter een zoekterm in te voeren, wordt een fonetische zoekopdracht uitgevoerd.

De navigation search volgt daarentegen geen trefwoord, maar opent de weg via de interne ordening van een archief tot aan de afzonderlijke documenten. De weg begint bij het geselecteerde archief en leidt eerst door de tektoniek ervan, d.w.z. het hiërarchisch gestructureerde overzicht van de bestanden. Als men het juiste bestand heeft gevonden, moet men meestal nog verschillende niveaus doorlopen, die het onoverzichtelijke grote aantal documenten in een bestand steeds fijner indelen naar inhoud. Aan het einde van deze indeling, de zogenaamde classificatie, staan uiteindelijk de inventarisatie-eenheden, die elk een document of een groep documenten beschrijven, of het nu gaat om een akte, een dossier, een foto of een bundel losse bladen. Gewoonlijk worden classificaties en registratie-eenheden van een bestand opgenomen in een zoekboek, dat ook meer informatie geeft over het ontstaan en de inhoud van dit bestand (waarbij in het archiefportaal “boek” alleen nog de traditionele term is voor de bij elkaar horende registratie-eenheden van een bestand).

Omdat de navigation search het mogelijk maakt om de ordening van een archief van boven naar beneden, van algemeen naar specifiek, te doorlopen, wordt het mogelijk om de documenten van een fonds inhoudelijk-logisch te ontsluiten en zo systematisch te zoeken, onafhankelijk van trefwoorden en bepaalde zoektermen. 

Aangezien de bestanden meestal worden gevormd op basis van de context waarin de documenten zijn ontstaan en dus de structuur van de overheidsinstanties volgen, vereist het navigation search enige basiskennis van de politieke of administratieve orde van het betreffende tijdperk; men moet ongeveer weten welke instelling verantwoordelijk was voor het gezochte onderwerp en in welk archief de overlevering daarvan te vinden is. Maar geen zorgen: archivarissen helpen u graag verder (en niemand neemt het u kwalijk als uw verzoek naar het “verkeerde” archief is gestuurd, u wordt zeker doorverwezen naar de juiste instantie).

Wat betekenen de symbolen in het archiefonderzoek?

Functiesymbolen:

• Link naar de digitalisaten: Als de archiveringseenheden gedigitaliseerd zijn, opent u door op het symbool te klikken de DFG-Viewer, waarmee u het betreffende archiveringseenheden kunt bekijken.

• Permanente verwijzing: de klik genereert een permanente link die dit element steeds opnieuw opent.

• Winkelwagen: door op dit symbool te klikken, voegt u een archiveringseenheden toe aan uw winkelwagen. De winkelwagen biedt u de mogelijkheid om archiveringseenhedens voor te bestellen voor uw volgende bezoek aan een van de deelnemende archieven. Houd er rekening mee dat de gewenste afspraak nog door het archief moet worden bevestigd. U kunt de winkelmandfunctie pas gebruiken als u een gebruikersaccount hebt aangemaakt bij archive.nrw.de. Dit gebruikersaccount is (nog) niet identiek aan het account dat u mogelijk al hebt aangemaakt bij een bezoek aan een deelnemend archief.

• Lijst met favorieten: door op dit symbool te klikken, voegt u een element van de navigation search (archiveringseenheden, classificatieknooppunt, zoekboek, bestand of tektonieknooppunt) toe aan de lijst met favorieten. U kunt deze functie alleen gebruiken als u een gebruikersaccount archive.nrw.de hebt aangemaakt. Klik hiervoor op "AANMELDEN" in de rechterbovenhoek van het scherm. Dit gebruikersaccount is (nog) niet identiek aan het account dat u mogelijk al hebt aangemaakt bij een bezoek aan een deelnemend archief.

• Navigation Search: met één klik verandert de weergave van de trefferlijst van de trefwoordzoekopdracht naar de navigation search. Teruggaat u door op "keyword search" te klikken.

Symbole der Tektonik:

• Bestand: meestal gevormd naar aanleiding van het ontstaan van de documenten en daarmee de structuur van de autoriteiten volgend, fysieke eenheid van het archiefmateriaal, dat uit min of meer archiveringseenheden bestaat.

• Findbuch: resultaat van de ontsluiting van een (deel)bestand met alle archiveringseenheden, die volgens een inhoudelijke systematische ordening (classificatie) zijn gestructureerd.

• Archiveringseenheden: Kleinste (fysieke) eenheid van een bestand, of het nu gaat om een akte, een dossier, een foto, een bundel losse bladen of iets dergelijks.