Die Schlagwortsuche verwenden Sie, wenn Sie klar definierte Begriffe oder Namen kennen, zu denen Sie passende Dokumente suchen. Eigennamen wie „Joseph Smeets“, Gebäudenamen wie „Ludendorff-Kaserne“ oder Ereignisse wie „Allerheiligenkirmes“ können brauchbare Ergebnisse liefern.

Vorsicht: Wenn Begriffe oder Namen zwar klar definiert sind, dabei aber doch vielfältig gebraucht werden, wird die Schlagwortsuche eine verwirrende Vielzahl von Ergebnissen liefern. Nach Ländern wie „Preußen“, Städten wie „Dortmund“ oder Phänomenen wie „Bergbau“ zu suchen, dürfte zu viele Ergebnisse für eine erfolgreiche Recherche erbringen, selbst vermeintlich konkrete Suchbegriffe wie „Marienkirche“ oder „Uniform“ können angesichts der Menge des Archivguts noch viele Treffer erbringen.

Von großer Bedeutung bei der Schlagwortsuche ist daher die Verwendung von Filtern. So kann die Schlagwortsuche eingegrenzt werden

• auf ein ausgewähltes Archiv bzw. eine ausgewählte Archivsparte und/oder
• ausschließlich auf Findbücher und/oder
• ausschließlich auf Verzeichnungseinheiten und/oder
• ausschließlich auf Verzeichnungseinheiten mit Digitalisaten und/oder
• auf eine bestimmte Laufzeit.

Darüber hinaus können logische Verknüpfungen (auch zu finden hinter dem Fragezeichen im Suchfeld) bei der Schlagwortsuche verwendet werden, d.h. es

• können mehrere Schlagwörter in einer Recherche mit UND verknüpft werden, d.h. alle Wörter müssen in demselben Datensatz vorkommen,
• können mehrere Schlagwörter in einer Recherche mit OR verknüpft werden, d.h. ein Datensatz muss eines der beiden Wörter beinhalten,
• führen in Anführungszeichen („ ”) gesetzte Wortgruppen zu einer exakten Suche dieser Wortgruppe; man kann beliebig viele Wörter ausschließen, indem man jedem von ihnen ein Minuszeichen (-) voranstellt,
• können Trunkierungen (*) für unbekannte Wortbestandteile verwendet werden,
• lassen sich Buchstaben durch ein Fragezeichen (?) als Platzhalter für die Suche ersetzen,
• wird über die Eingabe einer Tilde (~) hinter einem Suchbegriff eine phonetische Suche durchgeführt.

Die Navigierende Suche hingegen folgt nicht einem Schlagwort, sondern eröffnet den Weg über die innere Ordnung eines Archivs bis hinunter zu den einzelnen Unterlagen. Der Weg beginnt beim ausgewählten Archiv und führt zunächst durch dessen Tektonik, d.h. die hierarchisch strukturierte Übersicht der Bestände. Wenn man den passenden Bestand gefunden hat, dann sind üblicherweise noch mehrere Ebenen zu durchqueren, die die unübersichtlich große Zahl der Unterlagen in einem Bestand nach Inhalten immer feiner gliedern. Am Ende dieser Gliederung, der sogenannten Klassifikation, stehen schließlich die Verzeichnungs­einheiten, von denen jede eine Unterlage oder eine Unterlagengruppe beschreibt, sei es eine Urkunde, eine Akte, ein Foto oder ein Konvolut von Einzelblättern. Üblicherweise sind Klassifikationen und Verzeichnungseinheiten eines Bestandes in einem Findbuch erfasst, das auch weitere Informationen zu Entstehung und Inhalten dieses Bestands liefert (wobei im Archivportal „Buch“ nur noch der tradierte Begriff für die zusammengehörigen Verzeichnungseinheiten eines Bestandes ist).

Weil die Navigierende Suche es erlaubt, die Ordnung eines Archivs von oben nach unten, vom Allgemeinen zum Speziellen, zu durchwandern, wird es möglich, sich die Unterlagen eines Bestandes inhaltlich-logisch zu erschließen und damit unabhängig von Schlagworten und bestimmten Suchbegriffen systematisch zu recherchieren.

Da die Bestände meist nach dem Entstehungszusammenhang der Unterlagen gebildet werden und damit der Struktur der Behörden folgen, verlangt die Navigierende Suche nach gewissen Grundkenntnissen zur politischen oder verwaltungsmäßigen Ordnung der jeweiligen Epoche; man sollte ungefähr wissen, welche Institution für das gesuchte Thema zuständig war und in welchem Archiv deren Überlieferung zu finden ist. Aber keine Sorge: Archivarinnen und Archivare helfen hier gerne weiter (und niemand ist Ihnen böse, wenn Ihre Anfrage an ein „falsches“ Archiv gegangen ist, Sie werden sicherlich an die passende Stelle verwiesen).

Was bedeuten die Symbole in der Archivrecherche?

Funktionssymbole:

• Link zu den Digitalisaten: Sollten Verzeichnungseinheiten digitalisiert sein, öffnet der Klick auf die Symbol den DFG-Viewer, über den die entsprechende    Verzeichnungseinheit einzusehen ist.

• Beständiger Verweis: Der Klick generiert einen persistenten Link, der dauerhaft immer wieder dieses Element öffnet.

• Warenkorb: Durch Klick auf dieses Symbol übernehmen sie eine Verzeichnungseinheit in den Warenkorb. Der Warenkorb bietet Ihnen die Möglichkeit, Verzeichnungseinheiten für Ihren nächsten Besuch in einem der teilnehmenden Archive vorzubestellen. Bitte beachten sie, dass der gewünschte Termin vom Archiv noch  bestätigt werden muss. Die Warenkorb-Funktion können Sie erst nutzen, wenn Sie ein Benutzerkonto bei archive.nrw.de eingerichtet haben. Dieses Benutzerkonto ist (noch) nicht identisch mit dem Konto, das sie beim Besuch eines teilnehmenden Archivs möglicherweise schon eingerichtet haben.

• Merkliste: Durch Klick auf dieses Symbol übernehmen sie ein Element der Navigierenden Suche (Verzeichnungseinheit, Klassifikationsknoten, Findbuch, Bestand oder Tektonikknoten) in die Merkliste. Diese Funktion können Sie erst nutzen, wenn Sie ein Benutzerkonto archive.nrw.de eingerichtet haben. Klicken sie hierzu auf „ANMELDEN“ in der oberen rechten Bildschirmecke. Dieses Benutzerkonto ist (noch) nicht identisch mit dem Konto, das sie beim Besuch eines teilnehmenden Archivs möglicherweise schon eingerichtet haben.

• Navigierende Suche: Auf Klick wechselt die die Ansicht von der Trefferliste der Schlagwortsuche zur Navigierenden Suche. Zurück gelangt man über den Klick auf „Schlagwortsuche“.

Symbole der Tektonik:

• Bestand: Meist nach dem Entstehungszusammenhang der Unterlagen gebildete und damit der Struktur der Behörden folgende physische Einheit des Archivguts, die aus mehr oder weniger Verzeichnungseinheiten besteht.

• Findbuch: Ergebnis der Erschließung eines (Teil-)Bestandes mit allen Verzeichnungseinheiten, die nach einer inhaltlich systematischen Ordnung (Klassifikation) gegliedert sind.

• Verzeichnungseinheit: Kleinste (physische) Einheit eines Bestandes, sei es eine Urkunde, eine Akte, ein Foto, ein Konvolut von Einzelblättern oder ähnliches.