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Hilfestellungen zur Recherche

Im Archivportal NRW können Sie online nach Archivgut recherchieren, um passende Dokumente zu Ihren Fragen und Themen zu ermitteln. An dieser Stelle finden Sie Hilfestellungen, um Sie bei dieser Recherche zu unterstützen.

Die Hilfestellungen umfassen dabei vier unterschiedliche Bereiche:

  • Die Kurzhilfe gibt Ihnen einen schnellen Einstieg in die Recherche.
  • Die Recherchehinweise zeigen Ihnen praktische Tipps und Tricks, wie Sie die Suchfunktionen des Archivportals NRW benutzen.
  • Das Troubleshooting hilft Ihnen dabei, häufige Fehler zu vermeiden sowie negative Rechercheergebnisse zu verstehen und in erfolgversprechende Suchanfragen umzumünzen.
  • Die Symbole und ihre Funktionen werden kurz vorgestellt.

Kurzhilfe

Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Wege für die Recherche zur Verfügung: die Schlagwortsuche und die Navigierende Suche in der Übersicht aller Archive und in deren Beständen.

Bei der Schlagwortsuche geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und das System ermittelt alle Unterlagen, in deren Kurzbeschreibung dieser Suchbegriff auftaucht. Hierbei handelt es sich um eine Suche in den beschreibenden Erschließungsinformationen, nicht aber um eine Volltextsuche in den (zumeist analogen) Unterlagen. Die Schlagwortsuche kann durch den Einsatz von logischen Verknüpfungen (zu finden hinter dem Fragezeichen im Suchfeld) und die Verwendung von Filtern (Archiv, Laufzeit etc.) optimiert werden.

Bei der Navigierenden Suche folgen Sie mit Ihrer Recherche der inneren Ordnung eines Archivs. Sie durchwandern die hierarchisch strukturierte Übersicht der Bestände von oben nach unten, vom Allgemeinen zum Speziellen. Sie benötigen keinen Suchbegriff, sondern erschließen sich die Unterlagen nach inhaltlich-logischen Kriterien.

Recherchehinweise

Wann genau verwende ich die Schlagwortsuche oder die Navigierende Suche? Wie funktionieren sie und was könnten mögliche Stolpersteine sein? ...

Wann genau verwende ich die Schlagwortsuche oder die Navigierende Suche? Wie funktionieren sie und was könnten mögliche Stolpersteine sein?

Die Schlagwortsuche verwenden Sie, wenn Sie klar definierte Begriffe oder Namen kennen, zu denen Sie passende Dokumente suchen. Eigennamen wie „Joseph Smeets“, Gebäudenamen wie „Ludendorff-Kaserne“ oder Ereignisse wie „Allerheiligenkirmes“ können brauchbare Ergebnisse liefern.

Vorsicht: Wenn Begriffe oder Namen zwar klar definiert sind, dabei aber doch vielfältig gebraucht werden, wird die Schlagwortsuche eine verwirrende Vielzahl von Ergebnissen liefern. Nach Ländern wie „Preußen“, Städten wie „Dortmund“ oder Phänomenen wie „Bergbau“ zu suchen, dürfte zu viele Ergebnisse für eine erfolgreiche Recherche erbringen, selbst vermeintlich konkrete Suchbegriffe wie „Marienkirche“ oder „Uniform“ können angesichts der Menge des Archivguts noch viele Treffer erbringen.

Die Schlagwortsuche nach "Preussen" ergibt über 6000 Treffer.

 

Von großer Bedeutung bei der Schlagwortsuche ist daher die Verwendung von Filtern. So kann die Schlagwortsuche eingegrenzt werden

  • auf ein ausgewähltes Archiv bzw. eine ausgewählte Archivsparte und/oder
  • ausschließlich auf Findbücher und/oder
  • ausschließlich auf Verzeichnungseinheiten und/oder
  • ausschließlich auf Verzeichnungseinheiten mit Digitalisaten und/oder
  • auf eine bestimmte Laufzeit.

 

Darüber hinaus können logische Verknüpfungen (auch zu finden hinter dem Fragezeichen im Suchfeld) bei der Schlagwortsuche verwendet werden, d.h. es

  • können mehrere Schlagwörter in einer Recherche mit UND verknüpft werden, d.h. alle Wörter müssen in demselben Datensatz vorkommen,
  • können mehrere Schlagwörter in einer Recherche mit OR verknüpft werden, d.h. ein Datensatz muss eines der beiden Wörter beinhalten,
  • führen in Anführungszeichen („ ”) gesetzte Wortgruppen zu einer exakten Suche dieser Wortgruppe; man kann beliebig viele Wörter ausschließen, indem man jedem von ihnen ein Minuszeichen (-) voranstellt,
  • können Trunkierungen (*) für unbekannte Wortbestandteile verwendet werden,
  • lassen sich Buchstaben durch ein Fragezeichen (?) als Platzhalter für die Suche ersetzen,
  • wird über die Eingabe einer Tilde (~) hinter einem Suchbegriff eine phonetische Suche durchgeführt.

 

Die Navigierende Suche hingegen folgt nicht einem Schlagwort, sondern eröffnet den Weg über die innere Ordnung eines Archivs bis hinunter zu den einzelnen Unterlagen. Der Weg beginnt beim ausgewählten Archiv und führt zunächst durch dessen Tektonik, d.h. die hierarchisch strukturierte Übersicht der Bestände. Wenn man den passenden Bestand gefunden hat, dann sind üblicherweise noch mehrere Ebenen zu durchqueren, die die unübersichtlich große Zahl der Unterlagen in einem Bestand nach Inhalten immer feiner gliedern. Am Ende dieser Gliederung, der sogenannten Klassifikation, stehen schließlich die Verzeichnungs­einheiten, von denen jede eine Unterlage oder eine Unterlagengruppe beschreibt, sei es eine Urkunde, eine Akte, ein Foto oder ein Konvolut von Einzelblättern. Üblicherweise sind Klassifikationen und Verzeichnungseinheiten eines Bestandes in einem Findbuch erfasst, das auch weitere Informationen zu Entstehung und Inhalten dieses Bestands liefert (wobei im Archivportal „Buch“ nur noch der tradierte Begriff für die zusammengehörigen Verzeichnungseinheiten eines Bestandes ist).

Weil die Navigierende Suche es erlaubt, die Ordnung eines Archivs von oben nach unten, vom Allgemeinen zum Speziellen, zu durchwandern, wird es möglich, sich die Unterlagen eines Bestandes inhaltlich-logisch zu erschließen und damit unabhängig von Schlagworten und bestimmten Suchbegriffen systematisch zu recherchieren.

Da die Bestände meist nach dem Entstehungszusammenhang der Unterlagen gebildet werden und damit der Struktur der Behörden folgen, verlangt die Navigierende Suche nach gewissen Grundkenntnissen zur politischen oder verwaltungsmäßigen Ordnung der jeweiligen Epoche; man sollte ungefähr wissen, welche Institution für das gesuchte Thema zuständig war und in welchem Archiv deren Überlieferung zu finden ist. Aber keine Sorge: Archivarinnen und Archivare helfen hier gerne weiter (und niemand ist Ihnen böse, wenn Ihre Anfrage an ein „falsches“ Archiv gegangen ist, Sie werden sicherlich an die passende Stelle verwiesen).

Die Navigierende Suche im Landesarchiv NRW, Abteilung OWL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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TROUBLESHOOTING

Sie haben einen Suchbegriff in die Schlagwortsuche eingegeben, erhalten aber keine oder unpassende Ergebnisse? Vielleicht liegt es an einem der folgenden Gründe: ...

Sie haben einen Suchbegriff in die Schlagwortsuche eingegeben, erhalten aber keine oder unpassende Ergebnisse? Vielleicht liegt es an einem der folgenden Gründe:

  • Die Informationen, die Sie suchen, liegen nicht in dem ausgewählten Archiv vor. Mit dem Filter „Archiv“ spezifizieren Sie normalerweise Ihre Recherche, aber damit fallen auch alle nicht ausgewählten Archive aus der Recherche heraus. Halten Sie sich vor Augen, dass bspw. Unterlagen mit einem lokalen Bezug nicht allein im jeweiligen Kommunalarchiv (Stadt-/Kreisarchiv) vorliegen, sondern – je nach behördlicher Zuständigkeit – auch im Landesarchiv, in einem Kirchenarchiv, in einem Wirtschaftsarchiv o.ä.
  • Die Informationen, die Sie suchen, unterliegen noch archivgesetzlichen Schutzfristen. Üblicherweise betrifft diese Nutzungsbeschränkung nur die jüngeren Zeitschichten von Archivgut, wenngleich insbesondere die lange laufenden personenbezogenen Schutzfristen bis in die Mitte des 20. Jahrhunderts (oder gar darüber hinaus) zurückreichen können. Zudem kann die inhaltliche Zusammenbindung von Unterlagen in einem Findbuch dazu führen, dass dieses Findbuch wegen enthaltener schützenswerter Daten noch nicht online verfügbar ist, obwohl andere enthaltene Daten schon frei zugänglich wären. In diesen Fällen sollten Sie sich an das zuständige Archiv wenden, das Ihnen auch Informationen über das Vorhandensein geschützter Unterlagen geben kann.
  • Die Informationen, die Sie suchen, befinden sich in einem Findbuch, das aus technischen oder organisatorischen Gründen gegenwärtig noch nicht im Archivportal einsehbar ist. In diesen Fällen muss eine Einsicht in das analoge Findbuch im Lesesaal des Archivs erfolgen. Nähere Informationen erhalten Sie über das jeweils zuständige Archiv.
  • Die Informationen, die Sie suchen, sind unter einem anderen Begriff verzeichnet als Sie ihn gesucht haben. Die Recherchefunktion kann logische Übereinstimmungen zwischen Suchbegriff und Verzeichnungsinformation herstellen, jedoch keine inhaltlichen Verknüpfungen. Eine Suche nach „Kriegsbeginn“ wird keine Unterlagen erbringen, in deren Verzeichnung von „Mobilmachung“ die Rede ist, „Streik“ keine Unterlagen zum „Arbeitskampf“ und „Mauerfall“ keine Unterlagen zur „Grenzöffnung“. Solche begrifflichen Abweichungen können mit zunehmenden Alter der Unterlagen zunehmen; dass bspw. die berühmte „Schlacht von Waterloo“ lange als „Schlacht bei Belle-Alliance“ firmierte, dürften nur Spezialisten wissen. In diesen Fällen prüfen Sie unterschiedliche Suchbegriffe für Ihre Recherche oder nähern sich Ihrem Ziel über die navigierende Suche.
  • Die Informationen, die Sie suchen, sind unter einem zeitgenössischen Begriff verzeichnet, der von Ihrem Suchbegriff abweicht. Begrifflichkeiten können sich im Laufe der Zeit verändern, die Verzeichnungsinformation trägt aber die Bezeichnung, die für die Behörde bei der Erstellung oder den Archivar bei der Verzeichnung der Unterlagen geläufig war. Eine Erbfolge könnte als „Sukzession“ verzeichnet sein, eine Mädchenschule als „Lyzeum“, Homosexualität als „Unzucht“, die Rote Armee Fraktion als „Baader-Meinhof-Bande“ oder die ersten Computer als „Büroautomatisation“. Gerade älteres Archivgut kann bisweilen mit heute nicht mehr selbstverständlichen Begriffen verzeichnet sein. In diesen Fällen prüfen Sie unterschiedliche Suchbegriffe für Ihre Recherche oder nähern sich Ihrem Ziel über die navigierende Suche.

 

Sie finden keine Digitalisate zu den ermittelten Unterlagen, die für Ihre Fragestellung oder Ihr Thema relevant sind? Vielleicht liegt es an einem der folgenden Gründe:

  • Die Unterlagen, die sie ausgewählt haben, sind noch nicht digitalisiert. Das Landesarchiv NRW digitalisiert fortlaufend Archivgut aus seinen Beständen, um es online zur Nutzung bereit zu stellen. Angesichts von mehr als 150 laufenden Kilometern Archivgut mit vielen Millionen Seiten ist diese Aufgabe aber ein langfristiges Projekt. Sollte bei den von Ihnen ermittelten Unterlagen noch kein Icon mit Digitalisat auftauchen, liegen die Unterlagen noch nicht digital vor und können also nur im Lesesaal der zuständigen Abteilung eingesehen werden.
  • Sie haben die Verzeichnungseinheit mit dem Digitalisat noch nicht angeklickt. Im Archivportal NRW befindet sich linkerhand eine Baumstruktur, mit der sie durch die innere Struktur des Archivs bis zu den einzelnen Verzeichnungseinheiten navigieren. Wenn Sie dort einen Klassifikationsknoten anklicken, werden die darunterliegenden Verzeichnungseinheiten einmal linkerhand in der Baumstruktur und einmal rechterhand in einer Liste angezeigt. In der Liste rechterhand sehen Sie noch nicht das Icon für die Digitalisate. Erst wenn Sie linkerhand eine Verzeichnungseinheit anklicken, sehen Sie rechterhand alle Informationen zu dieser Verzeichnungseinheit inklusive des Icons für die Digitalisate (sofern vorhanden).
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Symbole und ihre Funktion

Was bedeuten die Symbole in der Archivrecherche? ...

Was bedeuten die Symbole in der Archivrecherche?

Funktionssymbole:

  • Link zu den DigitalisatenLink zu den Digitalisaten: Sollten Verzeichnungseinheiten digitalisiert sein, öffnet der Klick auf die Symbol den DFG-Viewer, über den die entsprechende    Verzeichnungseinheit einzusehen ist.

 

  • Beständiger VerweisBeständiger Verweis: Der Klick generiert einen persistenten Link, der dauerhaft immer wieder dieses Element öffnet.

 

  • WarenkorbWarenkorb: Durch Klick auf dieses Symbol übernehmen sie eine Verzeichnungseinheit in den Warenkorb. Der Warenkorb bietet Ihnen die Möglichkeit, Verzeichnungseinheiten für Ihren nächsten Besuch in einem der teilnehmenden Archive vorzubestellen. Bitte beachten sie, dass der gewünschte Termin vom Archiv noch  bestätigt werden muss. Die Warenkorb-Funktion können Sie erst nutzen, wenn Sie ein Benutzerkonto bei archive.nrw.de eingerichtet haben. Dieses Benutzerkonto ist (noch) nicht identisch mit dem Konto, das sie beim Besuch eines teilnehmenden Archivs möglicherweise schon eingerichtet haben.

 

  • MerklisteMerkliste: Durch Klick auf dieses Symbol übernehmen sie ein Element der Navigierenden Suche (Verzeichnungseinheit, Klassifikationsknoten, Findbuch, Bestand oder Tektonikknoten) in die Merkliste. Diese Funktion können Sie erst nutzen, wenn Sie ein Benutzerkonto archive.nrw.de eingerichtet haben. Klicken sie hierzu auf „ANMELDEN“ in der oberen rechten Bildschirmecke. Dieses Benutzerkonto ist (noch) nicht identisch mit dem Konto, das sie beim Besuch eines teilnehmenden Archivs möglicherweise schon eingerichtet haben.

 

  • Navigierende SucheNavigierende Suche: Auf Klick wechselt die die Ansicht von der Trefferliste der Schlagwortsuche zur Navigierenden Suche. Zurück gelangt man über den Klick auf „Schlagwortsuche“.

 

Symbole der Tektonik:

  • BestandBestand: Meist nach dem Entstehungszusammenhang der Unterlagen gebildete und damit der Struktur der Behörden folgende physische Einheit des Archivguts, die aus mehr oder weniger Verzeichnungseinheiten besteht.

 

  • FindbuchFindbuch: Ergebnis der Erschließung eines (Teil-)Bestandes mit allen Verzeichnungseinheiten, die nach einer inhaltlich systematischen Ordnung (Klassifikation) gegliedert sind.

 

  • VerzeichnungseinheitVerzeichnungseinheit: Kleinste (physische) Einheit eines Bestandes, sei es eine Urkunde, eine Akte, ein Foto, ein Konvolut von Einzelblättern oder ähnliches.

 

 

 

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