Die öffentliche Verwaltung hat die gesetzliche Pflicht zur Dokumentation ihres Handelns. Dies ergibt sich mittelbar aus Artikel 20 II des Grundgesetzes. Dort heißt es:

„Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden.“

Nach einer höchstrichterlichen Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts leitet sich daraus die Pflicht zur Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns ab:

„Die den Behörden nach dem Grundgesetz obliegende Vollziehung der Gesetze ist nicht ohne eine Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge denkbar, die das bisherige sachbezogene Geschehen sowie mögliche Erkenntnisquellen für das künftig in Frage kommende behördliche Handeln enthält; dies macht die Führung von Akten erforderlich, ohne daß dies eines ausdrücklichen Ausspruches im Gesetz bedürfte.“ (Beschluss vom 16.03.1988, 1 B 153/87.)

Diese Pflicht gilt auch für die Führung elektronischer Akten und Vorgänge (vgl. § 9 II EGovG NRW).

Dabei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung einzuhalten: 

• die Pflicht, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der wahrheitsgetreuen Aktenführung),
• das Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Gebot der Authentizität und Integrität),
• die Pflicht, Akten nur den Personen zugänglich zu machen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (Gebot der Vertraulichkeit),
• die Pflicht, den Aktenbestand langfristig zu sichern (Gebot der langfristigen Sicherung).

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind bei papiergebundenen, hybriden und elektronischen Akten gleichermaßen sicherzustellen.

Der große Fortbildungsworkshop des LAV rund um die elektronische Aktenführung

Das Landesarchiv NRW berät seit 2016 die Behörden, Betriebe und Einrichtungen des Landes auf ihrem Weg zur „Transformation ins Digitale“ in organisatorischen Fragen der digitalen Schriftgutverwaltung und elektronischen Aktenführung.

Aufgrund von Nachfragen aus unterschiedlichen Einrichtungen der Landesverwaltung bietet das Landesarchiv NRW nun einen Fortbildungs-Workshop an, der sich an individuelle Teilnehmende aus allen Bereichen der Landesverwaltung NRW richtet. Es ist daran gedacht, diese eintägige Veranstaltung zu verstetigen und künftig zweimal im Kalenderjahr anzubieten.

Das Thema des Fortbildungsworkshops ist die elektronische Aktenführung mit ihren organisatorischen Basisbausteinen wie beispielsweise

• der Objektstruktur/Objekthierarchie (Akte – Vorgang – Dokument), 
• der Aktenrelevanz (was kommt in den Vorgang und was nicht),
• dem Lebenszyklus eines Vorgangs inklusive Aufbewahrungsfrist und Aussonderung von elektronischem Schriftgut an das Landesarchiv,
• dem Datenschutz und den Löschvorschriften im Zusammenhang mit der Aktenführung.

Die Teilnehmenden werden interaktiv eingebunden und arbeiten punktuell in Gruppen zusammen. Sie kennen am Ende der Veranstaltung die rechtlichen Grundlagen der Aktenführung und verfügen über praxisorientiertes Wissen, um alltägliche Arbeitsschritte der Aktenführung effizient und erfolgreich bewältigen zu können.

Der – kostenfreie – Workshop richtet sich an alle Beschäftigten in der unmittelbaren und mittelbaren Landesverwaltung, die im Arbeitsalltag mit der Aktenführung betraut sind. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich! Gerne dürfen sich darüber hinaus aber auch Zielgruppen angesprochen fühlen, die eine besondere Funktion im Rahmen der Schriftgutverwaltung/Aktenführung wahrnehmen: E-Gov-Beauftragte; Multiplikatoren (z. B. Power-User, EVA-Patinnen); Registratur- und Schriftgutverantwortliche; Fortbildungsverantwortliche.

Das Angebot ergänzt andere Veranstaltungen zur elektronischen Aktenführung, die das Landesarchiv punktuell oder in verstetigter Form in verschiedenen Dienststellen der Landesverwaltung oder am Standort in Duisburg anbietet. Hier besteht nun die Gelegenheit, dass Beschäftigte individuell an einem Workshop teilnehmen können – etwa für den Fall, dass aktuell kein Angebot im eigenen Haus besteht, der individuelle Bedarf jedoch vorhanden ist. Die Teilnehmenden können vor Ort an der Festlegung von Themenschwerpunkten (z. B. Aktenrelevanz, Datenschutz und E-Akte etc.) mitwirken und die Veranstaltung auch in dieser Hinsicht mitgestalten. Wichtig: Der Workshop widmet sich nicht den technischen Aspekten/Bedienung der E-Akte, sondern den organisatorischen Basisthemen der Aktenführung wie Objekthierarchie (Akte – Vorgang – Dokument), Aktenrelevanz oder Lebenszyklus eines elektronischen Vorgangs.

Nachstehend finden Sie weitere Informationen (konkrete Informationen zu den Teilnahme-Modalitäten werden nach erfolgter Anmeldung rechtzeitig kommuniziert):

"Aktenführung leicht gemacht!"

Der große Fortbildungsworkshop des LAV rund um die elektronische Aktenführung

Termine im Jahr 2025 (2025 und künftig: einmal pro Halbjahr für jeweils 1 Tag, insgesamt also zweimal im Jahr):
Montag, 05.05.2025
Donnerstag, 20.11.2025
Bei entsprechendem Bedarf werden darüber hinaus gerne noch weitere Termine eingerichtet.

Höchstteilnehmenden-Zahl:
16 Personen
(die Anmeldungen werden streng nach dem Zeitpunkt des Anmeldeeingangs berücksichtigt)

Zielgruppen:
Alle aktenführenden Beschäftigten in der Landesverwaltung; E-Gov-Beauftragte; Multiplikatoren (z. B. Power-User, EVA-Patinnen); Registratur- und Schriftgutverantwortliche; Fortbildungsverantwortliche

Ort:
Vortragssaal des Landesarchivs, Standort Duisburg, Schifferstraße 30, 47059 Duisburg

Zeit:
10 bis 16:00 Uhr

Anreise: mit dem ÖPNV oder mit dem PKW (Parkplätze in fußläufiger Nähe stehen in der Tiefgarage beim LZPD zur Verfügung)

Verpflegung: 
Getränke, kleiner Mittagsimbiss (jeweils kostenfrei)

Anmeldungen zum Workshop bitte per E-Mail an E-Government egovernment[at]lav.nrw.de

Sollte ein ganzes Team oder eine Orga-Einheiten-übergreifende Gruppe zu schulen sein (z. B. 5 Personen plus x), können wir auch gerne zu Ihnen ins Haus kommen.

Weitere Informationen zum Beratungsportfolio finden Sie unter: https://www.archive.nrw.de/landesarchiv-nrw/behoerdeninformationen/e-government)

Rückfragen, auch allgemeiner Natur zum Themenfeld „elektronische Aktenführung“ bzw. zum Beratungsangebot des LAV NRW, bitte an: egovernment[at]lav.nrw.de