Zu welchen Themen berät das Landesarchiv NRW?

Im Zuge der Umsetzung des E-Government-Gesetzes NRW (EGovG NRW) berät das Landesarchiv NRW alle interessierten Behörden, Einrichtungen und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes NRW zu Fragen der digitalen Schriftgutverwaltung, insbesondere der elektronischen Aktenführung. Eine funktionierende Schriftgutverwaltung ist für jede Behörde die notwendige Voraussetzung für den erfolgreichen Umstieg auf die E-Akte und die ordnungsgemäße Aktenführung im Rahmen des EGovG NRW. Als Fachleute für digitale Schriftgutverwaltung nehmen wir in den Vorhaben unserer Kunden eine Expertenrolle ein.

Thematisch decken wir insbesondere folgende Bereiche ab:

• Grundlagen der digitalen Schriftgutverwaltung
• Aktenplan
• Aktenordnung
• Aktenrelevanz
• Objektstruktur und Lebenszyklus der elektronischen Akte
• Scanprozesse
• Anbindung von Fachverfahren an die elektronische Akte
• Aufbewahrung und Aussonderung

Unsere Beratungstätigkeit beschränkt sich auf den Bereich der digitalen Schriftgutverwaltung. Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit beteiligen wir uns auch am Change Management, sofern dabei Themen der digitalen Schriftgutverwaltung berührt sind. Zu Fragen des Projektmanagements, zur Prozessoptimierung sowie zur behördeninternen Organisation führt das Landesarchiv NRW keine Beratungen durch. Gleiches gilt für die technischen Aspekte der E-Akte.

Zu all diesen und weiteren Themen der digitalen Schriftgutverwaltung bietet das Landesarchiv nach Vereinbarung auch gezielte Schulungen an - in Präsenz oder alternativ rein digital.
 

Welche Beratungs- und Veranstaltungsformate werden angeboten?

Handreichungen und Video-Tutorials

Online verfügbare Handreichungen und Video-Tutorials zu den wichtigsten Fragen der digitalen Schriftgutverwaltung bieten einen schnellen ersten Einblick für alle Beschäftigten der Landesverwaltung. Handreichungen und Video-Tutorials werden regelmäßig aktualisiert und ergänzt.

Workshops

1. Grundlagen-Workshop

In regelmäßigen Abständen bietet das Landesarchiv einen halbtägigen Workshop an, der einen Überblick über die zentralen Themen der digitalen Schriftgutverwaltung vermittelt. Einen inhaltlichen Schwerpunkt bilden die Grundlagen der elektronischen Aktenführung. Der Workshop steht prinzipiell allen Interessierten offen, die ein tiefer gehendes berufliches Interesse an den behandelten Themen haben, etwa Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von E-Government-Projektgruppen, Büroleitungen, Registraturkräften sowie Multiplikatoren, die das Thema digitale Schriftgutverwaltung in ihren Behörden vermitteln sollen.

Veranstaltungsort ist jeweils ein Standort des Landesarchivs.

2. Thematische Workshops

Die halb- oder ganztägigen thematischen Workshops vertiefen einzelne Aspekte der digitalen Aktenführung und Schriftgutverwaltung (z.B. Aktenplan, Aktenordnung, Objektstruktur und Lebenszyklus der elektronischen Akte). Dabei handelt es sich um ein bedarfsorientiertes Angebot, das auf Nachfrage für einzelne Behörden, Geschäftsbereiche oder behördenübergreifend durchgeführt wird. Die thematischen Workshops setzen Grundkenntnisse in der (digitalen) Schriftgutverwaltung voraus und stehen allen Interessierten offen, die ein tiefer gehendes berufliches Interesse an den behandelten Themen haben, etwa Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von E-Government-Projektgruppen, Büroleitungen, Registraturkräften sowie Multiplikatoren, die das Thema digitale Schriftgutverwaltung in ihren Behörden vermitteln sollen.

Veranstaltungsort ist jeweils ein Standort des Landesarchivs.

3. Fach- und Führungskräfte-Workshops

Speziell für Fach- und Führungskräfte im Bereich Schriftgutverwaltung / Umsetzung EGovG NRW werden eintägige Workshops angeboten, die sich neben dem grundlegenden Know-how über digitale Schriftgutverwaltung auch mit den notwendigen organisatorischen Schritten zum Umstieg auf die elektronische Aktenführung befassen. Die Workshops sollen im Rahmen des Fortbildungsprogramms der FAH „Mont Cenis“ stattfinden. Aktuell befindet sich dieses Angebot noch in Planung. Sobald Termine für die ersten Workshops feststehen, werden diese rechtzeitig bekannt gegeben. Alle Workshops werden behördenübergreifend angeboten, sind praxisorientiert und enthalten interaktive Elemente.

Einzelfallberatung

Dieses Format ist für einen längeren Beratungszeitraum konzipiert: Die Beratung orientiert sich an den individuellen Bedürfnissen und Fragen der Kunden. Angeboten werden dabei neben einer ersten Bestandsaufnahme, thematischen Workshops und Informationsveranstaltungen für die Beschäftigten auch die Begleitung von Umsetzungsmaßnahmen (z.B. bei der Erstellung eines geeigneten Aktenplans oder einer Aktenordnung). Wegen des hohen personellen Aufwands für Einzelfallberatungen bietet das Landesarchiv dieses Beratungsformat vorwiegend den obersten Landesbehörden an.

Wie ist das Beratungsangebot an das Programm „Digitale Verwaltung NRW“ angebunden?

Das Landesarchiv NRW empfiehlt, das Beratungsangebot in das behördeninterne Projektmanagement zur Umsetzung des EGovG NRW zu integrieren. Im Ablauf eines Roll-Out-Projekts zur E-Akte wird frühzeitig der Stand der Schriftgutverwaltung abgefragt. Dazu gehören etwa ein für die E-Akte optimierter Aktenplan oder eine auf die elektronische Aktenführung abgestimmte Aktenordnung. Um einen reibungslosen Projektablauf zu garantieren und keine Verzögerungen zu riskieren, sollten an dieser Stelle grundlegende Arbeiten zur Ausgestaltung und Organisation der Schriftgutverwaltung bereits stattgefunden haben. Die Beratung durch das Landesarchiv ist daher bereits für die Vorbereitungsphase des Projekts einzuplanen. Anpassungen und Optimierungen können auch in der Projektphase Grundlagen noch vorgenommen werden, wofür das Landesarchiv ebenfalls beratend zur Seite steht.

Die unterschiedlichen Beratungsangebote geben Entscheidern, Fachkräften und Multiplikatoren das notwendige Know-how an die Hand, um die organisatorischen Grundlagen beim Umstieg auf die E-Akte erfolgreich umzusetzen und ein darauf abgestimmtes Change Management zu implementieren.

Kontakt

Landesarchiv Nordrhein-Westfalen
Fachbereich Grundsätze – Dezernat F 4
Schifferstr. 30
47059 Duisburg

Tel. 0203-98721-0
E-Mail: poststelle@lav.nrw.de

Weiterführende Downloads & Links

Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung
Verwaltungsvorschrift zum ersetzenden Scannen in der Landesverwaltung

Link zu Erklärvideos