Aktenführung
Aktenführung ist ein Kernelement im Handeln einer Behörde. Eine ordnungsgemäße Aktenführung dient der Dokumentation des Verwaltungshandelns und ermöglicht allen Beteiligten die einfache und schnelle Information über den Sachstand in einer Angelegenheit. Zugleich ist eine ordnungsgemäße Aktenführung ein konstitutiver Bestandteil des Rechtsstaates, denn sie allein ermöglicht eine Rechtskontrolle durch Bürgerinnen und Bürger, Aufsichtsbehörden, Gerichte und Parlamente.
Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung
Eine ordnungsgemäße Aktenführung fußt auf folgenden Grundsätzen:
- der Pflicht, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),
- der Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit),
- der Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der wahrheitsgetreuen Aktenführung),
- dem Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Gebot der Authentizität und Integrität),
- die Pflicht, Akten nur den Personen zugänglich zu machen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (Gebot der Vertraulichkeit),
- der Pflicht, den Aktenbestand langfristig zu sichern (Gebot der langfristigen Sicherung).
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind bei papiergebundenen, hybriden und elektronischen Akten gleichermaßen sicherzustellen.
Aktenführung im Alltag einer Behörde
Weiterführende Informationen
Informationen zu einzelnen Aspekten der ordnungsgemäßen Aktenführung finden sich hier:
- DIN ISO 15489-1 „Schriftgutverwaltung“
- Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung
- Verwaltungsvorschrift zum Ersetzenden Scannen
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Das Landesarchiv unterstützt die nordrhein-westfälischen Landesbehörden gerne bei allen Fragen zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf unter poststelle@lav.nrw.de oder egovernment@lav.nrw.de.