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Aktenführung

Aktenführung ist ein Kernelement im Handeln einer Behörde. Eine ordnungsgemäße Aktenführung dient der Dokumentation des Verwaltungshandelns und ermöglicht allen Beteiligten die einfache und schnelle Information über den Sachstand in einer Angelegenheit. Zugleich ist eine ordnungsgemäße Aktenführung ein konstitutiver Bestandteil des Rechtsstaates, denn sie allein ermöglicht eine Rechtskontrolle durch Bürgerinnen und Bürger, Aufsichtsbehörden, Gerichte und Parlamente.

Ein Mann sitzt vor einem Computer. Er hat Papiere vor sich liegen.
Peter Fröhlich

Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung

Eine ordnungsgemäße Aktenführung fußt auf folgenden Grundsätzen:

  • der Pflicht, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),
  • der Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit),
  • der Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der wahrheitsgetreuen Aktenführung),
  • dem Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Gebot der Authentizität und Integrität),
  • die Pflicht, Akten nur den Personen zugänglich zu machen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (Gebot der Vertraulichkeit),
  • der Pflicht, den Aktenbestand langfristig zu sichern (Gebot der langfristigen Sicherung).

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind bei papiergebundenen, hybriden und elektronischen Akten gleichermaßen sicherzustellen.

Aktenführung im Alltag einer Behörde

Eine ordnungsgemäße Aktenführung ist ein wichtiger Bestandteil der behördlichen Schriftgutverwaltung. Verantwortlich für den organisatorischen Rahmen der Schriftgutverwaltung ist eine entsprechend ermächtigte Organisationseinheit (Organisationsdezernat, Registratur o.ä.), die alltägliche arbeitspraktische Umsetzung erfolgt durch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter. ...

Eine ordnungsgemäße Aktenführung ist ein wichtiger Bestandteil der behördlichen Schriftgutverwaltung. Verantwortlich für den organisatorischen Rahmen der Schriftgutverwaltung ist eine entsprechend ermächtigte Organisationseinheit (Organisationsdezernat, Registratur o.ä.), die alltägliche arbeitspraktische Umsetzung erfolgt durch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter.

Folgende Aufgaben übernimmt die zentrale Organisationseinheit:

  • Aufbau und Pflege des Aktenplans
  • Erstellung und Pflege der Aktenordnung
  • Regelung spezieller Organisationsbedarfe
  • Bereitstellung von Infrastruktur (Registraturräume, E-Akten-System u.ä.)
  • Anlage von Akten (kann auch von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern übernommen werden)
  • Anbietung von Vorgängen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist an das Landesarchiv (inkl. folgender Aussonderung)
  • Unterstützung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter bei der Aktenführung (Schulungen/Unterweisungen u.ä.)
  • Verantwortung für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung
     

Folgende Aufgaben übernehmen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter:

  • Veraktung von Dokumenten (inkl. Entscheidung über Aktenrelevanz)
  • Anlage und Konfektionierung von Vorgängen
  • Abschluss von Vorgängen
  • Anlage von Akten (kann auch von zentraler Organisationseinheit übernommen werden)
  • Eingabe und Pflege der Metadaten von Akten, Vorgängen und Dokumenten
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Weiterführende Informationen

Informationen zu einzelnen Aspekten der ordnungsgemäßen Aktenführung finden sich hier:

 

Das Landesarchiv unterstützt die nordrhein-westfälischen Landesbehörden gerne bei allen Fragen zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf unter poststelle@lav.nrw.de oder egovernment@lav.nrw.de.

Relevante Links zum Thema
Erklärvideo zur z.d.A.-Verfügung (Lebenszyklus eines elektronischen Vorgangs)