Die Bestände des Stadtarchivs Schmallenberg gliedern sich nach den Verwaltungen der letzten Jahrhunderte. Seit dem Mittelalter gehörten die Städte Schmallenberg und Fredeburg zum kurkölnischen Herzogtum Westfalen somit erstrecken sich die beiden ältesten Bestände auch bis zur Säkularisierung 1803 (Bestände A & C). Daran anschließend folgen die beiden Bestände zur preußischen Zeit (bis 1945), geprägt vor allem durch die Einführung der Ämter und Gemeinden sowie dem Ausbau der Verwaltung (Bestände B & D). Die Nachkriegszeit in den Städten Schmallenberg und Fredeburg findet sich in den Beständen E & F. Durch die kommunale Neugliederung wurden 1975 die beiden Ämter Schmallenberg und Fredeburg inklusive ihrer 12 Gemeinden zur Stadt Schmallenberg zusammengelegt.

Darüber hinaus verwahrt das Stadtarchiv Schmallenberg eine Vielzahl von Nachlässen lokaler Heimat- und Familienforscher sowie Hofarchive der Frühen Neuzeit.

Die Personenstandsbücher der Standesämter Schmallenberg, Fredeburg, Bödefeld, Oberkirchen, Wormbach, Dorlar, Rarbach, Berghausen, Holthausen, Bracht und Lenne können im Rahmen der gültigen Schutzfristen (110 Jahre nach Geburt, 80 Jahre nach der Ehe und 30 Jahre nach dem Tod) eingesehen werden.