Archivplanungen an der im September 1969 mit weitreichenden Reformansprüchen unter maßgeblichem Einfluss Helmut Schelskys gegründeten Universität Bielefeld waren fast so alt wie die Universität selbst. Bereits 1972 war die Etablierung eines "hochschulpolitischen Archivs" als reiner Materialsammlung angedacht worden. Anlässlich des bevorstehenden 20jährigen Universitätsjubiläums beabsichtigte das Rektorat 1987 die Einrichtung einer Veröffentlichungsreihe "Universitätsarchiv", die - jährlich erscheinend - die Geschichte der Universität und Personenporträts zum Inhalt haben sollte. Schließlich drängte der ehemalige Kanzler und Ehrensenator der Universität, Dr. Eberhard Firnhaber, Mitte der 1990er Jahre auf die Einrichtung eines dauerhaft fachlich geführten Universitätsarchivs, da die in die Jahre gekommene Universität dabei sei, das Wissen um ihre Gründung, das Gründungskonzept und ihre Realisierung zu verlieren. Mit Rektoratsbeschluss vom 25. März 1996 kommt das am 1. Juli 1996 gegründete Universitätsarchiv dem im nordrhein-westfälischen Archivgesetz festgeschriebenen gesetzlichem Archivierungsauftrag nach.

Das Universitätsarchiv der Universität Bielefeld erfüllt als öffentliches Archiv unterschiedliche Aufgaben. Einerseits hat das Universitätsarchiv die Aufgabe und den Auftrag, auf der Grundlage des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. März 2010 sowie den universitätseigenen "Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten" vom 9. Dezember 2003, sämtliche Unterlagen und Materialien, die bei den Organen und Einrichtungen der Universität entstehen und einen bleibenden historischen Wert aufweisen, zu übernehmen, zu verwahren und zu ergänzen, zu erhalten und instand zu setzen, zu erschließen und für die Benutzung bereit zu stellen sowie selbst zu erforschen und zu veröffentlichen. Darüber hinaus ergänzt das Archiv seine amtlichen Bestände durch die Übernahme von Nachlässen und Unterlagen von Vereinen und Vereinigungen aus dem Umfeld der Universität sowie durch die Anlegung von archivischen Sammlungen mit Bezug zur Universität (Fotos, Plakate, Flugblätter, Ton- und Filmdokumente etc.). Andererseits ist das Universitätsarchiv eine Serviceeinrichtung, die Informationen für unterschiedliche Nutzergruppen innerhalb und außerhalb der Universität (Studierende, Wissenschaftler, Geschichtsinteressierte, Mitarbeiter usw.) aufbereitet und bereit hält. Darüber hinaus berät das Universitätsarchiv universitätsintern bei Fragen der Aktenführung, Aktenaussonderung oder Aktenaufbewahrung. Schließlich soll das Archiv traditionsbildend und identifikationsstiftend wirken und das Ziel verfolgen, die Universität Bielefeld über ihre Geschichte im Bewusstsein der Region zu verankern.

Im Organisationsgefüge der Universität ist das Archiv dem Referat für Kommunikation zugeordnet.

Literatur über das Archiv:
Martin Löning, Aufbauphase des Universitätsarchivs Bielefeld abgeschlossen,in: Der Archivar 52, 1999, S. 137 f.