Das Archivgut kann auf Grund von Schutzfristen für die Nutzung gesperrt sein. Die Schutzfristen liegen bei 30 Jahren nach der Entstehung des Schriftguts. Sollte das Archivgut einer besonderen Geheimhaltung unterliegen, beträgt die Schutzfrist 60 Jahre.

Bei personenbezogenem Archivgut gilt eine zusätzliche Schutzfrist. Diese liegt bei 10 Jahren nach dem Tod, bzw. 100 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person. Sollten keine dieser Daten bekannt sein, beträgt die Schutzfrist 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen.

Es besteht die Möglichkeit, einen schriftlichen Antrag auf Einsichtnahme von geschütztem Archivgut beim Universitätsarchiv zu stellen. Dieser Antrag wird gemäß der Benutzungsordnung und der §§ 6 und 7 des Archivgesetzes NRW geprüft und beschieden.

Das Universitätsarchiv kann nicht immer sicherstellen, ob und gegebenenfalls welche Nutzungsrechte nach dem Urhebergesetz an Abbildungen, die sich in den Archivbeständen befinden, bei Dritten liegen. Die gegebenenfalls notwendige Einholung der Nutzungsrechte – etwa zur Verbreitung und Veröffentlichung von Reproduktionen von Abbildungen - obliegt der Benutzerin oder dem Benutzer. Ebenso können Rechte von Porträtierten am eigenen Bild nach § 22 des Kunsturhebergesetzes bestehen, die zu beachten sind.

In beschränktem Umfang kann das Universitätsarchiv Reproduktionen aus Archivgut für Benutzungszwecke erstellen. Die Preise für die Erstellung richten sich nach der Preisliste für Reproduktionsarbeiten des Universitätsarchivs.