Niet elk document in het archief van de deelstaat kan onbeperkt worden bekeken. Gebruiksbeperkingen zijn er om redenen van archiefwettelijke geheimhoudingstermijnen, bijzondere geheimhoudingsvoorschriften of een problematische staat van onderhoud van het archiefmateriaal.

Archiefmateriaal is over het algemeen onderworpen aan een algemene geheimhoudingstermijn van dertig jaar na het ontstaan van de stukken. Persoonsgerelateerd archiefmateriaal kan op zijn vroegst tien jaar na de dood c.q. honderd jaar na de geboorte van de desbetreffende persoon worden ingezien. Het archief van de deelstaat kan uitzonderingen van deze regel toestaan wanneer voor het gebruik ervan een wetenschappelijk doel genoemd kan worden of als door het gebruik rechtelijke belangen worden behartigd (Toelichting verkorting geheimhoudingstermijnen).

Archiefmateriaal kan ook onderworpen zijn aan bijzondere geheimhoudingsvoorschriften, bijv. op het gebied van sociale, fiscale of statistische gegevens. In dergelijke gevallen is het archiefmateriaal onderworpen aan een bijzondere geheimhoudingstermijn van zestig jaar na ontstaan van de stukken. Archiefmateriaal kan ook worden geclassificeerd als vertrouwelijk materiaal, het gebruik ervan is in zo’n geval pas mogelijk na opheffing van het betreffende geheimhoudingsvoorschrift.

In uitzonderingsgevallen kan de onderhoudstoestand van archiefmateriaal het gebruik onmogelijk maken, bijv. bij documenten die moeten worden gerestaureerd.

• Archiefgebruiks- en kostenverordening Noordrijn-Westfalen
• Leeszaalverordening van het archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen
• Blad met toelichtingen over de verkorting van de geheimhoudingstermijn van het archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen
• Tarieven voor reproducties van het archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen
• Voorwaarden gebruik eigen fotoapparatuur in de leeszalen van het archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen
• Gebruik van notariële stukken