Die Permalinks sollen die Erschließungsinformationen mit dauerhaft gültigen Referenzen versehen, damit im wissenschaftlichen Diskurs Belegstellen jederzeit nachvollziehbar bleiben. Die Stabilität der Permalinks kann allerdings nur bedingt vom Landesarchiv NRW als Portalbetreiber garantiert werden. Denn nur wenn die ID des Permalinks in den Verzeichnungsprogrammen der teilnehmenden Archive implementiert ist, kann das Portal beständige Verweise liefern, die selbst dann ihre Gültigkeit behalten, wenn Beständeübersichten und Findbücher von Mandanten erneut hochgeladen werden.

In den vergangenen Jahren hatten jedoch die Softwarehersteller für archivische Erschließungsprogramme zumeist (noch) keine persistenten Identifier in Form von eindeutigen ID‘s oder gar syntaktisch korrekten GUID’s implementiert, so dass beim Import ins Altportal für solche Fälle eine regelbasierte ID generiert wurde, die zwar als Permalink ausgewiesen wurde, die jedoch im engeren Sinne eigentlich nicht den Anforderungen an einen Permalink genügte. Denn mit dem Neuimport von Erschließungsdaten ohne gültigen Permalink wurden die „provisorischen“ Permalinks des Altportals wieder überschrieben und waren somit bedauerlicherweise nicht stabil.

Im Zuge des Portal-Relaunch hat das Landesarchiv NRW diese Problematik zum Anlass genommen, bei den einschlägigen Softwareherstellern für die Verwendung valider, dauerhaft gültiger GUID’s in archivischen Erschließungsprogrammen zu werben. Gleichzeitig hat die Projektgruppe des Landesarchivs NRW das Regelwerk zum Umgang mit persistenten Identifikatoren überdacht. Für die Neuauflage des NRW-Archivportals gilt nun Folgendes:

1. Das neue Portal ermöglicht Permalinks für die Objekttypen „Archiv“, „Tektonikknoten“, „Bestand“, „Findbuch“, „Klassifikationspunkt“ und „Verzeichnungseinheit“.
2. Die Beständedatenbank besteht im Grundstock aus den migrierten Daten des Altportals, dementsprechend weisen diese Daten die alten Permalink-Adressen als „Beständiger Verweis“ aus.
3. Beim Neuimport von Erschließungsdaten werden eindeutige Identifikatoren, die in den Erschließungsprogrammen verankert sind, vom Portal unter „Beständiger Verweis“ angezeigt.
4. Werden jedoch Erschließungsdaten mit nicht-eindeutigen Identifikatoren importiert, generiert das Archivportal keinen „provisorischen“ Permalink mehr, da dies dem Gedanken eines beständigen Verweises zuwiderläuft.

Die im neuen Portal ausgewiesenen Permalinks stehen somit nicht in der Kontinuität des Altportals. Um dies deutlich zu machen, hat sich das Landesarchiv NRW stattdessen für den Begriff des „Beständigen Verweises“ entschieden.