Die Anfänge des Stadtarchivs reichen zurück ins 13. Jahrhundert. 1604 wird für das Rathaus eine „Triese-Cammer“ erwähnt, „darauf der Stadt Privilegia gelegen“. Aus der einst geheimen Tresorkammer wurde im Laufe der Zeit ein öffentliches Archiv, das in seinen Magazinen Dokumente unterschiedlichster Art von 1224 bis zur Gegenwart verwahrt und zur Nutzung bereithält.

Neben der amtlichen Überlieferung – Urkunden, Amtsbücher, Akten, Karten und Pläne – der Stadtverwaltung Paderborn und der im Zuge der kommunalen Neugliederung 1969/74 eingemeindeten Umlandgemeinden Benhausen, Dahl, Elsen, Marienloh, Neuenbeken, Sande, Schloß Neuhaus und Wewer wird darüber hinaus umfangreiches Archivgut nichtamtlicher Herkunft von Vereinen und Verbänden, von Firmen, von Familien und von Einzelpersonen aufbewahrt. Hinzu kommen umfangreiche Sammlungen, beispielsweise Fotos und Negative, Ansichtskarten, Filme, Videos, Tonträger, Plakate sowie die Paderborner Zeitungen ab Ende des 18. Jahrhunderts mit Titeln wie dem Paderbornischen Intelligenzblatt, dem Westfälischen Volksblatt, der Freien Presse und der Neuen Westfälischen. Die Archivbibliothek mit Sammlungsschwerpunkt Stadt- und Regionalgeschichte sowie die stadtkundliche „Paderborner Bibliographie“ runden das Informationsangebot der Abteilung Stadtarchiv ab.

Unterlagen und Dokumente zur Hochschul- und Studentengeschichte werden nicht nur in Universitätsarchiven gesammelt. Abgesehen von den Archiven der neuen sozialen Bewegungen mit ihrem Schriftgut zu den studentischen Protestbewegungen der letzten Jahrzehnte sind hier als herausragende Einrichtungen vor allem das Institut für Hochschulkunde in Würzburg sowie Archiv und Bibliothek der Gesellschaft für burschenschaftliche Geschichtsforschung e.V. zu nennen, die heute im Bundesarchiv in Koblenz liegen. Zu den bedeutenden Sammelstellen gehört zweifellos aber auch das im Stadt- und Kreisarchiv Paderborn beheimatete Institut für Deutsche Studentengeschichte (IDS) der Gemeinschaft für Deutsche Studentengeschichte (GDS).

Da Paderborn nicht zu den Universitätsstädten mit langer historischer Tradition zählt, ist natürlich die Frage erlaubt, warum das IDS ausgerechnet hier angesiedelt wurde. Die GDS wurde am 4. Mai 1974 als Archivverein der Markomannia e.V. in Würzburg gegründet. Der Name war Programm: Angetrieben von der Sorge um historische Archiv- und Sammlungsbestände stand von Beginn an die Erschließung des Archivs einer katholischen Studentenverbindung im Fokus. Schon bald erwachte auch in anderen Verbindungen das Interesse, so dass die Mitgliederzahl rasch wuchs, was wiederum eine Neuorientierung nach sich zog. So wurde aus dem Archivverein 1988 die ausdrücklich überkonfessionell, überparteilich und verbandsunabhängig ausgerichtete Gemeinschaft für Deutsche Studentengeschichte e.V.

Zunächst eher beiläufig sammelte der Verein seit den Anfängen Studentika aller Art aus dem deutschen Sprachraum, anfangs im Verbindungshaus in Würzburg untergebracht. Durch Schenkungen und Nachlässe wuchsen die Bestände stetig an und waren schließlich auf ein halbes Dutzend höchst unterschiedlich geeigneter Standorte in der gesamten Republik verstreut, ein auf Dauer unhaltbarer Zustand. Ende 2001 konnten dann die an unterschiedlichen Orten aufbewahrten Teilbestände im Stadt- und Kreisarchiv Paderborn zusammengeführt werden. Inzwischen ist aus dem GDS-Institut für Studentengeschichte das Institut für Deutsche Studentengeschichte hervorgegangen, das am 19. März 2010 feierlich eröffnet wurde und das insbesondere, aber nicht nur die korporationsmäßige Ausprägung des Studentenwesens in den Blick nehmen soll.

Die Forschungsbibliothek des IDS umfasst derzeit knapp 14.000 katalogisierte Monografien und Zeitschriften. Ihren Wert erhält die Bibliothek vor allem durch den umfänglichen Bestand sogenannter Grauer Literatur. Viele Verbindungszeitschriften und -periodika liegen vollständig vor. Zu erwähnen ist zudem die Sammlung verstreuter Aufsätze, zumeist Fotokopien, die in inzwischen knapp 170 Bänden zusammengefasst und ebenfalls inhaltlich erschlossen sind.

Das Sammlungsarchiv mit rund 290 lfd. Regalmetern besteht aus einem großen Bestand an Kleinschriften, fünf Verbindungsarchiven, verschiedenen Materialsammlungen sowie Sachzeugnissen. Bei Letzteren handelt es sich überwiegend um Belege studentischen Brauchtums, von Bierkrügen über Mützen und Bänder bis hin zu Verbindungsfahnen und ganzen Wichsuniformen von teils heute nicht mehr existierenden Verbindungen. Herausragendes Beispiel ist die umfassende Sammlung studentischer Wertmarken von Georg Zerbes. Ferner wären das Vereinsarchiv der GDS, dessen älterer Teil mit etwa 2,5 lfd. Metern bereits von Paul Warmbrunn verzeichnet worden ist, und eine Sammlung von etwa 100.000 bislang