Overslaan en naar de inhoud gaan

Goed om te weten

Het doorzoeken en in de leeszaal inzien van archiefmateriaal komt het vaakst voor. Bovendien zijn er speciale aspecten van archiefgebruik die afzonderlijk moeten worden geregeld.

Archiefmateriaal met gebruiksbeperkingen

Niet elk document in het archief van de deelstaat kan onbeperkt worden bekeken. Gebruiksbeperkingen zijn er om redenen van archiefwettelijke geheimhoudingstermijnen, bijzondere geheimhoudingsvoorschriften of een problematische staat van onderhoud van het archiefmateriaal.

Archiefmateriaal is over het algemeen onderworpen aan een algemene geheimhoudingstermijn van dertig jaar na het ontstaan van de stukken. Persoonsgerelateerd archiefmateriaal kan op zijn vroegst tien jaar na de dood c.q. honderd jaar na de geboorte van de desbetreffende persoon worden ingezien. Het archief van de deelstaat kan uitzonderingen van deze regel toestaan wanneer voor het gebruik ervan een wetenschappelijk doel genoemd kan worden of als door het gebruik rechtelijke belangen worden behartigd (Toelichting verkorting geheimhoudingstermijnen).

Archiefmateriaal kan ook onderworpen zijn aan bijzondere geheimhoudingsvoorschriften, bijv. op het gebied van sociale, fiscale of statistische gegevens. In dergelijke gevallen is het archiefmateriaal onderworpen aan een bijzondere geheimhoudingstermijn van zestig jaar na ontstaan van de stukken. Archiefmateriaal kan ook worden geclassificeerd als vertrouwelijk materiaal, het gebruik ervan is in zo’n geval pas mogelijk na opheffing van het betreffende geheimhoudingsvoorschrift.

In uitzonderingsgevallen kan de onderhoudstoestand van archiefmateriaal het gebruik onmogelijk maken, bijv. bij documenten die moeten worden gerestaureerd.

Reproducties

Van het archiefmateriaal van het archief van de deelstaat kunnen kopieën gemaakt worden. U kunt ofwel kopieën laten maken door de fotoateliers van het archief van de deelstaat, ofwel u kunt ze in de leeszalen zelf met uw eigen camera maken.

Het maken van reproducties door de fotoateliers kunt u vormloos aanvragen onder vermelding van archiefsignatuur en pagina alsmede van het gewenste formaat. De tarieven vindt u in de bijlage bij de archiefgebruiks- en kostenverordening van Noordrijn-Westfalen. Het verwerken van reproductie-opdrachten duurt normaliter vier weken.

U kunt zelf kosteloos kopieën in de leeszalen maken. De voorwaarden daarvoor moeten bij het toezichthoudend personeel van de leeszaal vooraf schriftelijk worden bevestigd. Het toezichthoudend personeel controleert ook of de desbetreffende documenten door u zelf gereproduceerd mogen worden of dat er mogelijke redenen zijn waarom dat niet is toegestaan (bijv. lopende geheimhoudingstermijnen, bestaande auteursrechten).

Zo citeert U correct

Gelieve verwijzingen m.b.t. het archiefmateriaal uit de drie afdelingen van het archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen in de volgende vorm aan te geven: “Archief van de deelstaat Noordrijn-We...

Gelieve verwijzingen m.b.t. het archiefmateriaal uit de drie afdelingen van het archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen in de volgende vorm aan te geven:

  • “Archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen afdeling Oost-Westfalen-Lippe, [bestelsignatuur]” (in het kort: “LAV NRW OWL”)
  • “Archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen afdeling Rijnland, [bestelsignatuur]” (in het kort: “LAV NRW R”)
  • “Archief van de deelstaat Noordrijn-Westfalen afdeling Westfalen, [bestelsignatuur]” (in het kort: “LAV NRW W”)

Voorbeeld: Archief van de deelstaat NRW afdeling Oost-Westfalen-Lippe P3/11, nr. 4 (in het kort: LAV NRW OWL, P3/11, nr. 4).

Het gaat daarbij niet om elke afzonderlijke komma, maar om een duidelijke vermelding van de afdeling, de bestandssignatuur (P3/11) en evt. de bestandsnaam, en het nummer van de afzonderlijke registereenheid (nr. 4). De bestandssignatuur (evt. de bestandsnaam) en het nummer van de registereenheid vormen samen de bestelsignatuur.

Nog meer voorbeelden:

  • LAV NRW OWL, D 73 tit. 4, nr. 5778 of
  • LAV NRW R, gerechten rep. 0011, nr. 1245  of
  • LAV NRW W, K 204/regering Münster, herstelbetalingen, nr. 4404.
Toon meer Minder tonen