Insgesamt füllen die Archivbestände der Abteilung Rheinland ca. 90 Regalkilometer. Sie teilen sich auf in:
- ca. 70.000 Urkunden vor 1800
- ca. 82 Regalkilometer Akten und Amtsbücher
- über 250.000 Karten und Pläne
- ca. 5.000 Kirchenbücher
- ca. 310.000 Zivil- und Personenstandsregister und Belegakten
- ca. 1.200 Tondokumente
- ca. 4.100 Filme und Videos
- ca. 1.900.000 Fotos und Luftbilder
- ca. 11.000 Mikrofilme
- ca. 85.000 Druckschriften
- ca. 150.000 Bücher und Zeitschriftenbände
Zeitlich umfassen die Bestände annähernd 1200 Jahre rheinische Geschichte, einen Zeitraum vom frühen Mittelalter bis in die Gegenwart.
Bei den Beständen aus der Zeit vor 1816 handelt es sich um die ehemals eigenständigen Archive der Landesherrschaften Kurköln, Jülich-Berg, Kleve-Mark, Moers und Geldern, um die Akten des Reichskammergerichts, Bestände der in der Franzosenzeit säkularisierten Klöster und Stifte sowie umfangreiche Registraturen der französischen Verwaltung in den Jahren 1794 bis 1813. Hinzu kommen bedeutende Handschriften, historische Karten und Siegelsammlungen. Die Zuständigkeit liegt beim Dezernat R 2.
Die archivwürdigen Akten der Mittel- und Unterbehörden in den Regierungsbezirken Aachen (bis 1972), Düsseldorf und Köln vom Beginn der preußischen Herrschaft (1815) bis zur Gegenwart werden vom Dezernat R 3 betreut. Dazu gehören die entsprechenden Bezirksregierungen und deren nachgeordnete Behörden, die Landratsämter sowie die Polizeibehörden. Zu deren Unterlagen zählen auch die Personenakten der Gestapostelle Düsseldorf, die zugleich den größten in Deutschland erhaltenen Bestand an Gestapoakten darstellen. Zudem gehören zu dieser Überlieferungsgruppe die Behörden der Arbeits-, Berg-, Siedlungs-, Wirtschafts-, Kultus- und Sozialverwaltung sowie der ehemaligen Bahn- und Postverwaltung. Schließlich finden sich hier umfangreiche Bestände an Katasterkarten und Personalakten. Einen großen Teil der vom Dezernat R 3 betreuten Unterlagen macht die Überlieferung der Justiz- und Finanzbehörden aus.
Der Schwerpunkt der Bestände des Dezernates R4 der Abteilung Rheinland liegt in den Kirchenbüchern und Kirchenbuchduplikaten, Zivilstandsregistern (Zweitbücher, Aufgebotsregister, Beiakten), Personenstandsregistern sowie Namensverzeichnissen und genealogischen Auswertungen.
Nichtstaatliches und nichtschriftliches Archivgut, wie Unterlagen von Parteien, Vereinen und Verbänden, von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, sowie Nachlässe, Privatarchive, zeitgeschichtliche Sammlungen, Fotos (u. a. mit dem größten öffentlich zugänglichen Luftbildarchiv Deutschlands), Film- und Tonaufnahmen gehören ebenso zu den Beständen der Abteilung Rheinland. Zuständig ist das Dezernat R 2.
Das Schriftgut der Obersten Landesbehörden, aber auch der auf Landesebene tätigen Organe der Rechtspflege, der Landesoberbehörden sowie der Einrichtungen des Landes werden vom Dezernat R 5 betreut. Hierzu zählen Unterlagen der Landesregierung (Kabinettsakten), der Staatskanzlei, der Ministerien, des Landesrechnungshofs, des Verfassungsgerichtshofs, des Oberverwaltungsgerichts, des Landessozialgerichts, aber auch der Landesbetriebe und Einrichtungen des Landes. Von besonderer Bedeutung ist der umfangreiche Bestand an Entnazifizierungsakten aus allen Teilen des Landes Nordrhein-Westfalen.
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