Aussonderung von Papierakten
Hier finden Sie Informationen, die Sie bei der Anbietung und Aussonderung von Papierakten unterstützen. Im Folgenden wird ein Musterverfahrensablauf geschildert.
Anbietung
- Das Archivgesetz NRW verpflichtet Sie, alle Unterlagen, die Sie für die Erfüllung Ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Landesarchiv NRW anzubieten. In der Regel ist dies der Fall, wenn die betreffenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Angaben hierzu finden Sie in den Aufbewahrungsbestimmungen, die für Ihren Zuständigkeitsbereich gelten.
- Zudem sind Unterlagen spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung dem Landesarchiv anzubieten, sofern keine anderen Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen festlegen.
- Anzubieten sind auch personenbezogene und geheimgeschützte Unterlagen sowie Unterlagen, die speziellen Löschungsgeboten unterliegen!
- Im Normalfall erfolgt die Anbietung von Unterlagen, indem Sie uns auf elektronischem Wege eine Liste Ihrer Aussonderungsstücke elektronisch übermitteln. Für die Anbietung zahlreicher Aktengruppen gibt es Musterlisten im Excel-Format. Eine jeweils aktuelle Version der Anbietungsformulare finden Sie hier.
Bewertung
Die Bewertungsentscheidung bestimmt, ob das angebotene Schriftgut komplett, in Auswahl oder nicht ins Archiv übernommen werden soll.
Die Bewertungsentscheidung ist ausschließlich eine Aufgabe des Landesarchivs, das nach fachlichen Kriterien prüft, ob die angebotenen Unterlagen einen bleibenden rechtlichen oder historischen Wert haben.
In Bereichen mit besonders hohem Schriftgutaufkommen orientiert sich unsere Bewertung an Archivierungsmodellen. Sie dienen einerseits der Steuerung bzw. der wirtschaftlichen Optimierung der Überlieferungsbildung und ermöglichen andererseits eine qualitativ hochwertige Auswahl.
Anbietung & Bewertung mittels Archivierungsmodellen
Um die gesetzlich vorgeschriebene Aktenanbietung sowie das Aussonderungsverfahren für die beteiligten Landesbehörden zu vereinfachen und zu rationalisieren, nutzt das Landesarchiv NRW seit 2004 sogenannte Archivierungsmodelle. Im Rahmen der Erstellung eines solchen Modells werden prospektiv die Unterlagen eines Verwaltungszweigs gesichtet, von uns bewertet und das Ergebnis schließlich schriftlich fixiert. Das so entstandene Modell dient uns und den entsprechenden Stellen als verbindlicher Leitfaden für den Prozess der Aussonderung und Archivierung. Langfristiges Ziel des Landesarchivs NRW ist es, für alle Zweige der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen Archivierungsmodelle zu erstellen.
Für folgende Verwaltungszweige stehen Ihnen Leitfäden zur Verfügung:
Finanzverwaltung (seit 2006):
Justiz (seit 2008):
Natur, Umwelt und Verbraucher (seit 2018):
Personalverwaltung (seit 2009):
Polizei (seit 2006)
Schule und Weiterbildung (seit 2013)
Handreichungen & Hinweise zu weiteren Verwaltungszweigen:
Versorgungsverwaltung:
Standesamtliche Sicherungsregister
Übernahme der Zweitschriften der Personenstandsregister durch die Personenstandsarchive im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen nach § 7 Abs. 3 PStRG vom 19. Februar 2007 und § 4 PStVO NRW.
Abgabe & Vernichtung
Nach Abschluss der Bewertung wird der zuständige Archivar die als archivwürdig ausgewählten Unterlagen bei Ihnen zur Übergabe anfordern.
Um die Übergabe geordnet durchzuführen, sollten Sie die folgenden Arbeitsschritte berücksichtigen:
- Sofern nicht bereits geschehen, sollten Sie alle an das Landesarchiv abzugebenden Unterlagen an ihrem Standort im Regal deutlich kennzeichnen!
- Entnehmen Sie die Unterlagen dem Regal und erfassen sie dann der Reihe nach in einem Übergabeverzeichnis. Kontrollieren Sie das Übergabeverzeichnis sorgfältig - nur so können wir Ihnen einen raschen und sicheren Rückgriff auf die bei uns archivierten Unterlagen garantieren!
- Die Ablieferung der als archivwürdig gekennzeichneten Unterlagen an die für Sie zuständige Stelle des Landesarchivs gehört zu den Aufgaben der abgebenden Stelle.
- Bitte beachten Sie, dass Sie für die Ablieferung rechtzeitig einen Termin mit dem für Sie zuständigen Archiv vereinbaren müssen!
- Für den geordneten Transport müssen Sie die archivwürdigen Unterlagen in der Reihenfolge des Übergabeverzeichnisses verpacken. Achten Sie zudem darauf, dass die Verpackung geeignet ist, Schäden durch den Transport auszuschließen!
- Erst wenn das Archiv Ihnen die Vollständigkeit der angeforderten Unterlagen bestätigt hat, dürfen Sie die restlichen Akten vernichten!